« Grâce à Key Studio™, l'élaboration des plans de verrouillage est beaucoup plus efficace»

Aujourd’hui, l’entreprise Lecot compte 660 employés et 75 magasins et distribue, entre autres, les solutions de verrouillage mécaniques et digitales d’ASSA ABLOY. À cet égard, les cylindres mécaniques constituent un groupe de produits importants : ils ont représenté quelque 8.5 millions d’euros en 2021 (sur les 247 millions de chiffre d’affaires de l’entreprise Lecot). Dans la pratique, cela vient presque toujours d’une commande d’un gestionnaire d’immeuble ou d’une entreprise qui souhaite sécuriser ses locaux. Dans tous les cas, un plan de verrouillage est toujours nécessaire. « Il s’agit d’un plan qui définit qui peut accéder à quelle pièce, et ce, avec une seule clé », explique Peter Schoonbaert, responsable du département cylindres de Lecot. « Il peut être réalisé sur base d’un organigramme d’une entreprise. Dans le cadre d’un immeuble à habitation, il peut permettre à chaque habitant d’avoir bien sûr accès à son appartement, mais aussi à la porte du hall d’entrée. Le Syndic dispose alors d’une clé qui permet d’ouvrir toutes les portes. Avec un tel plan de verrouillage, un cylindre peut accueillir plusieurs clés ».

De la commande à la production

Depuis fin 2021, Lecot utilise Key Studio™, un logiciel développé par ASSA ABLOY et qui permet de rationaliser le processus et de faciliter la gestion des ouvertures et pour établir des plans de verrouillage. « Aujourd’hui, dans le département cylindres, cinq personnes travaillent chaque jour avec cet outil », explique Peter Schoonbaert. « Il ne me revient que du positif, et moi-même, je commence à avoir une certaine affinité avec ce système ».

L’une de ces cinq personnes est Nathalie Noppe. Elle travaille au sein du département Cylindres depuis 23 ans. Elle explique de quelle façon Key Studio™ rend son travail plus simple et plus agréable. « Ce qui nécessitait auparavant beaucoup d’actions, se fait dorénavant en quelques clics. Il me suffit de saisir toutes les données : la longueur des cylindres, quelle clé doit pouvoir ouvrir quelle serrure, le nombre de personnes concernées. Par la suite, le logiciel vérifie lui-même la présence d'éventuelles incohérences ou d’erreurs. Elles me sont alors rapportées et je peux vérifier plus facilement si le plan de verrouillage est correct. Une fois les corrections apportées et la demande approuvée, je vois combien de cylindres doivent être commandés, selon la longueur de ces derniers et en quelle quantité. Je peux ensuite créer automatiquement un bon de commande dans Key Studio™ et transmettre directement cette commande au service de production d’ASSA ABLOY. Tout cela permet de réduire le délai de livraison ».

Une communication plus fluide

En plus de son évidente simplicité d’utilisation, Key Studio™ facilite aussi la communication tout au long du processus, selon Nathalie Noppe. « Nous avions l’habitude de saisir toutes ces données dans un fichier Excel, qui était ensuite envoyé à ASSA ABLOY, qui produisait alors un plan de verrouillage que nous devions vérifier dans la foulée. Cela impliquait beaucoup de vérifications, ce qui ralentissait le processus. Grâce à l’implication numérique de Key Studio™, qui réunit toutes les personnes impliquées dans le plan de verrouillage, les délais sont désormais plus courts. Les schémas de fermeture sont à présent accessibles à tout le monde et à tout moment. Si je devais résumer la valeur ajoutée de Key Studio™ pour Lecot, je la résumerais en quelques mots : elle nous permet de travailler plus simplement, plus rapidement, plus correctement et donc plus efficacement. Tout cela entraîne bien évidemment un gain financier ».

Facilité d’utilisation

L’interface conviviale de Key Studio™ a aussi permis à Nathalie Noppe et à ses quatre collègues de pouvoir utiliser Key Studio™ sans avoir le moindre jour de formation. « L’interface de Key Studio™ a été développée de manière très intuitive », explique Barbéle Strobbe. « Il indique clairement où vous pouvez consulter les plans de fermeture, où vous pouvez trouver le suivi de vos commandes et comment commander de nouveaux produits. De plus, vous pouvez identifier rapidement les portes qui pourront être ouvertes avec telles ou telles clés, naviguer très facilement dans les plans de verrouillage et visualiser le tout dans Fluvial View. C’est un système très clair. Nous n’avons eu besoin que d’une réunion d’une heure avec le personnel d’ASSA ABLOY pour pouvoir travailler avec le logiciel. Si nous rencontrons un problème quelconque, nous pouvons à tout moment envoyer un e-mail à nos points de contact chez ASSA ABLOY qui sont prêts à nous aider le plus rapidement possible ».

La prochaine étape ? Donner la possibilité aux clients de Lecot d’utiliser eux-mêmes le logiciel Key Studio™. Peter Schoonbaert : « Nous pensons surtout à nos gros clients, qui possèdent plusieurs plans de verrouillage à gérer. Ils pourraient alors commander ce dont ils ont besoin plus ou moins directement chez ASSA ABLOY après avoir eux-mêmes créé ou modifié leur plan de verrouillage. Je dis plus ou moins, car en fait, cette commande passerait tout de même par nos services. Notre système ERP devra tout de même convertir la commande vers nos codes-articles ».

« Dans le même ordre d’idée, nous pourrions également prendre en charge une partie du travail d’ASSA ABLOY en envoyant des informations techniques relatives au plan de verrouillage dans leur département d’assemblage. Par exemple, la découpe des clés et le remplissage des cylindres. Mais tout cela, c’est le futur, » conclut Peter Schoonbaert.