Blog: tips om je kantoor efficiënt in te richten

Integrale blog:

Stap 1: aan wie vraag je advies voor je kantoorinrichting?

Het beste advies om je kantoor in te richten? Die vind je bij je eigen medewerkers. Brainstormen met je personeel kan aan de hand van de handige brainstormposter die we bij No Nonsense Design ontwikkeld hebben en die je hier gratis kan downloaden. Vragen die je je best stelt zijn bijvoorbeeld: moet er veel samengewerkt kunnen worden? Moeten bepaalde werknemers afgezonderd of geconcentreerd kunnen werken? Is er een informele ruimte nodig om te vergaderen? ...

Stap 2: kantoor structureel verbouwen of (her)inrichten?

Heb je ruimtes die te klein zijn, vloeren die niet deugen, akoestische bezwaren of problemen met bekabeling? Dan is een structurele verbouwing wellicht nodig. Wie in deze fase rekening houdt met groeiplannen, is gewapend tegen de toekomst. Wil je je kantoor enkel (her)inrichten, dan gaat de aandacht uit naar lay-out en indeling, en de look en feel van je kantoorruimtes.

Stap 3: zoeken naar de optimale indeling

Op basis van de brainstorm uit stap 1 kan je je kantoor gaan inrichten. Voorzie een logische opbouw in de zones die je hebt bepaald. Het is bijvoorbeeld beter dat klanten niet langs alle medewerkers moeten passeren omwille van afleiding en privacyredenen. Een meetingruimte bevindt zich best dichtbij de ingang, de kitchenette en sanitaire voorzieningen. Voorzie logische looproutes tussen de verschillende zones die zorgen voor rust en vlotte bereikbaarheid.

Stap 4: totaalplaatje moet kloppen

Kantoorinrichting gebeurt best vanuit een concept. Een veelgemaakt fout is dat een kantoor vaak een samenraapsel is (geworden) van meubilair en verschillende stijlen die zijn vergaard doorheen de jaren en het stapsgewijs groeien. Werk met een moodboard voor je nieuw concept, dat op basis van kleuren en materialen een idee geeft van de beoogde uitstraling. Hiermee kan je dan verder om meubilair te kiezen.

Stap 5: passend meubilair kiezen

Op basis van het resultaat van de gedownloade brainstorm ga je meubilair kiezen. Werknemers die individueel en geconcentreerd werken, plaats je in afgesloten ruimtes of halfopen kantoren met aparte bureaus. De akoestiek hier is belangrijk, want er moet in stilte en met focus kunnen gewerkt worden.

Grote tafels of benches zijn dan weer ideaal voor plaatsen waar samengewerkt wordt. Voorzie niet te veel visuele afscheidingen, om de samenwerking te bevorderen. Door in het midden van de ruimte een printer of vergadereiland neer te poten, stimuleer je spontane ontmoetingen.

Kortom, luister naar je werknemers. Zij zijn je grootste bron van informatie. Ze helpen je om alle noden van je kantoor te ontdekken en door hen te betrekken bij je kantoorinrichting, kom je tot een resultaat dat functioneel is en dat zorgt voor blij en productief personeel dat zich begrepen voelt. Advies nodig om je kantoor in te richten? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. We zetten je op weg naar een succesverhaal.