Columba Assist: AI-assistent voor de omgevingsambtenaar

Een  studie uitgevoerd door de Universiteit Gent in opdracht van het Vlaams Departement Omgeving, toont aan dat de dienst Omgeving heel wat uitdagingen kent die voornamelijk te wijten zijn aan de toegenomen complexiteit van de dossiers (98%) en van de regelgeving (95%) alsook aan de verwachtingen van de burger (96%) en het aantal te verwerken dossiers (95%).

Timothy Van Cleemput, CEO bij Columba, benadrukt het belang van deze ontwikkeling: " Columba Assist markeert een nieuwe stap in de ondersteuning van lokale overheden, waarbij AI wordt ingezet om processen te optimaliseren en dienstverlening te verbeteren. De applicatie is bedoeld om lokale overheden te ondersteunen bij hun dagelijkse taken en uitdagingen zoals dossierbeoordeling en communicatie met belanghebbenden. We willen de efficiëntie verbeteren en de dienstverlening optimaliseren.”

Kortere doorlooptijd omgevingsvergunningen

Een goed vooroverleg versnelt de goedkeuring van een omgevingsvergunning aanzienlijk. Dit vergt echter veel inspanning van de omgevingsambtenaar. “Columba Assist biedt een oplossing om de tijd van de ambtenaar te optimaliseren en de werkdruk te beheersen”, aldus Van Cleemput. “Dankzij Artifical Intelligence biedt de applicatie structuur en overzicht in het vooroverlegstraject, waarbij automatisch samenvattingen worden gegenereerd en actiepunten worden opgesomd. Als de ambtenaar extra details wil verifiëren, kan hij eenvoudig chatten met de transcriptie. Door het vastleggen van locatiegegevens kan de applicatie een overzicht bieden van alle geldende plannen en vergunningen, wat de interne dossiervorming vereenvoudigt. Deze functionaliteiten dragen bij aan snellere doorlooptijden voor de goedkeuring van de omgevingsvergunningen. Bovendien zorgen ze voor een uniforme procedure voor het vooroverleg en de centralisatie van alle gegevens.”

Betere dienstverlening

De AI-assistent is specifiek getraind in de wetgeving van de omgevingsambtenaar en biedt toegang tot alle actuele en gevalideerde wettelijke documenten zoals de Codex, omzendbrieven en lokale regelgeving op een gebruiksvriendelijke manier. "Medewerkers van de dienst Omgeving kunnen snel en eenvoudig informatie controleren en gebruikmaken van automatisch gegenereerde antwoorden. Hierdoor wordt de wetgeving toegankelijker voor de administratieve dienst en de balie die de eerste vragen van burgers, architecten en projectontwikkelaars snel en professioneel kunnen beantwoorden", benadrukt Van Cleemput. "Met Columba Assist vermijden we een overbelasting van de Gemeentelijk Omgevingsambtenaar, waardoor hij/zij meer tijd kan besteden aan het verwerken van concrete aanvragen en lopende dossiers. Zo draagt de applicatie niet alleen bij aan de efficiëntie van lokale overheden, maar ook aan een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening.