CompuGroup Medical grijpt verhuis naar oud douanegebouw aan om in te spelen op noden van werknemers

We wilden een soort Google-office creëren: trendy en aangenaam voor het personeel met een focus op flexibiliteit, vertelt Youri Aerts, VP Product Software Development bij CompuGroup Medical. Ook Saskia De Backer, senior business controller bij CGM benadrukt comfort en flexibiliteit: 'Ons voornaamste doel was een fijne werk- en ontmoetingsplek creëren met veel aandacht voor ergonomie. Een kantoor dat future proof is met aandacht voor hybride werken'.

De oude werkplek van CGM werd te klein, dus koos het bedrijf ervoor om het oude douanegebouw in Oostende om te vormen naar hun nieuwe werkplek. Daarbij greep het bedrijf de verhuis aan om in te spelen op de enkele pijnpunten die er waren bij de oude werkplek en -organisatie. De actuele werkorganisatie werd in kaart gebracht, waarna werd gekeken naar hoe ingespeeld kan worden op wenselijke veranderingen in de toekomst.

Insight survey zorgt voor gedragen verandering

'We wensten na te gaan of onze toenmalige manier van werken beantwoordt aan de huidige noden van de medewerkers', vertelt De Backer. Kinnarps, die voor het CGM de werkplekanalyse uitvoerde, nam daarom een insight survey af bij de werknemers. De survey gaf aan dat er rond ergonomie, concentratieproblemen en overlegplaatsen ruimte was voor verbetering. Concreet betekende dit een verhoogde inzet op aangepaste werkplekken en hoogte-instelbare bureaus, betere akoestiek en meer ruimtes voor overleg.

De survey polste ook bij medewerkers of ze openstonden voor nieuwe werkmanieren met flexibele werkplekken, breakout-zones, verschillende vergaderzalen en stille ruimtes. Rekeninghoudend met de respons vulde architectenbureau LMS Vermeersch dan verschillende zones in voor de inrichting. 'Omdat we merkten dat er nood was aan meer rust, hebben we verschillende informele werkplekken toegevoegd', vertelt Alix Van Waetermeulen, architecte bij Architectenbureau LMS Vermeersch.

Via de survey kregen de werknemers een klankbord waar wij dan rekening mee konden houden, gaat Waetermeulen verder. Een zeer groot deel van het personeel gaf input voor de survey. Werknemers waardeerden het dan ook dat ze gehoord werden en hun grieven effectief bestudeerd en geïnmplementeerd werden. De werkplekveranderingen konden zo meer gedragen worden en uitgebreid overleg zorgde er bovendien voor dat er minimale weerstand was tegen de vernieuwing.

Rimpelloze samenwerking

Het oud douanegebouw is gekend voor haar klassieke uitstraling. Omdat CGM het douanegebouw huurt, was de vrijheid van inrichting wel enigzins beperkt. Te gekke of creatieve ideeën van werknemers werden dan ook wat afgezwakt, zonder weliswaar hun wensen te verwaarlozen.

De drie partijen (CGM, architectenbureau en Kinnarps) kijken tevreden terug op het resultaat en de samenwerking. 'Het eerste voorstel dat we van Sales Consultant Xavier ontvingen, beantwoordde meteen aan onze noden', aldus De Backer van CGM. 'Door de survey konden we op een efficiënte wijze de wensen en mogelijkheden omzetten naar een prachtige realisatie van een modern, ergonomisch en aantrekkelijk kantoor'.