Futureproof kantoor met aandacht voor hybride werken

“We wilden een soort Google-office creëren: trendy en aangenaam voor het personeel met een focus op flexibiliteit”, aldus Youri Aerts, VP Product Software Development bij CGM.

Meten is weten

Een verhuizing is een ideaal moment om de werkomgeving aan te passen aan de noden van de werknemers. Meten is weten, en dankzij de Insight Survey heeft Kinnarps geholpen om in eerste instantie heel concreet de pijnpunten en verbeterpunten in kaart te brengen. Daarna keken ze ook verder naar de huidige werkorganisatie en naar de manier waarop we in de toekomst willen werken.

“Ons voornaamste doel was het creëren van een fijne werk- en ontmoetingsplek met veel aandacht voor ergonomie. Een kantoor dat futureproof is met aandacht voor hybride werken. We wensten na te gaan of onze toenmalige manier van werken beantwoordt aan de huidige noden van de medewerkers”, zegt Saskia De Backer, senior business controller bij CGM.

De voornaamste pijnpunten bij de vorige werkomgeving waren het gebrek aan ergonomie en concentratieproblemen. Er waren slechts een beperkt aantal aangepaste werkplekken of hoogte-instelbare bureaus. Bovendien waren er veel klachten rond concentratie door de slechte akoestiek in het open landschap in het vorige gebouw. Er was ook weinig mogelijkheid om met collega's te overleggen, een belangrijk punt in de "Agile" manier van werken van CGM. Daar werd dan ook extra aandacht aan geschonken bij de inrichting van het nieuwe kantoor.

Gebouw met geschiedenis

Tijdens de zoektocht naar nieuwe huisvesting viel CompuGroup voor de klassieke uitstraling van het oude douanegebouw van Oostende. Gezien ze dit pand enkel konden huren moesten er door het architectenbureau wat compromissen worden gesloten op vlak van inrichting. Bovendien moesten zij ook rekening houden met de resultaten van de Insight Survey die door Kinnarps werd gehouden.

“Op basis van die resultaten hebben we de verschillende zones ingevuld. We merkten dat er nood was aan meer rust, dus hebben we verschillende informele werkplekken toegevoegd”, vertelt Alix Van Waetermeulen, architecte bij Architectenbureau LMS Vermeersch. “De survey was hierbij wel een grote meerwaarde: het zorgt ervoor dat de werknemers een klankbord krijgen en dat we volop rekening kunnen houden met hun wensen.”

Open voor verandering

Verandering kan al eens op tegenstand botsen, maar dankzij de Insight Survey en uitvoerig overleg met alle partijen werd geprobeerd om het engagement van iedereen tot een hoog niveau te brengen. De survey werd gebruikt om bij de medewerkers te polsen of ze openstonden voor een nieuwe manier van werken met flexibele werkplekken, breakout-zones, verschillende vergaderzalen en stille ruimtes.

Er volgde een zeer hoge responsgraad wat het enthousiasme van het personeel reflecteerde. Het feit dat ze gehoord werden en dat een groot deel van hun verzuchtingen ook echt werden bestudeerd en geïmplementeerd kon rekenen op heel wat waardering bij de werknemers.

Uiteraard moesten er wat compromissen gesloten worden: te zotte en creatieve ideeën werden wat afgezwakt zonder de wensen van het personeel uit het oog te verliezen.

Mooi resultaat

"Het eerste voorstel dat we van Sales Consultant Xavier ontvingen, beantwoordde meteen aan onze noden", aldus Saskia. "De survey bleek hierin dan ook een echte meerwaarde te zijn waardoor we op een efficiënte manier de wensen en mogelijkheden hebben kunnen omzetten naar een prachtige realisatie van een modern, ergonomisch en aantrekkelijk kantoor."