Het Nieuwe Werken: bedrijfsmentaliteit moet aansluiten op de kantoorinrichting

De kantooromgeving heeft al een flinke evolutie ondergaan en het einde is nog lang niet in zicht. Het belang van een goed ingerichte werkruimte kan immers niet onderschat worden, zegt Stijn Geeraets van Fosbury & Sons. “De omgeving heeft een immense impact op het welzijn, de efficiëntie en de productiviteit. De overheersende mentaliteit en filosofie binnen het bedrijf moeten echter dezelfde waarden uitstralen. Anders zal het niet werken.” Gilles Wynant van Ergodome sluit zich daarbij aan. “Een gezonde visie van bedrijfsleiders is nodig. Vaak kunnen ze niet anders, bijvoorbeeld wanneer vanuit het personeel de vraag komt naar een meer dynamische werkomgeving.”

Kip-en-eiprobleem

Hoe begint een bedrijf dan aan die belangrijke nieuwe inrichting van het kantoor? “Het is zoals het kip-en-eiprobleem: pas je eerst het interieur aan of eerst de bedrijfsvoering? Vast staat dat het ene niet zonder het andere kan”, aldus Dominique Goven van Rockfon. “Nogal wat bedrijven hebben geprobeerd om ‘het nieuwe werken’ te introduceren, maar mislukten omdat de bedrijfsmentaliteit niet gevolgd is. Openstaan voor concepten als thuiswerken is daar een onderdeel van. Bedrijven moeten op voorhand goed nadenken over de weg die ze willen inslaan en het interieur moet dat faciliteren.”

Vast staat dat de evolutie een langdurig proces is, aldus Dirk Jenaer van Pami. “Je moet een goed kader creëren, waarin mensen zich goed voelen. Vele bedrijven hebben echter schrik om eraan te beginnen. Zeker in KMO’s is zo’n grote mentaliteitswijziging niet altijd vanzelfsprekend. Het is altijd een weg van ‘trial & error’.”

Of bedrijfsleiders ervoor openstaan of niet is ook streekgebonden, zo merkt Gilles Wynant op. “In onze thuisstreek West-Vlaanderen is het niet altijd even gemakkelijk om werkgevers en kmo’s van nieuwe methodes te overtuigen. Als we bij hen onze powernap cabine promoten reageren ze angstig, omdat ze toch geen personeel willen betalen om hen nadien in de zetel te zien liggen. Ze beseffen echter niet wat de impact op de productiviteit die cabine kan hebben.”

Volgens Dominique Goven is bovendien niet elke sector klaar voor ‘het nieuwe werken’. Het concept vindt het meeste ingang in sectoren waar hoogopgeleide en jonge mensen aan het werk zijn. “Zij zijn actief op zoek naar plekken waar het aangenaam werken is. Hen duw je niet zomaar in een cellenkantoor.”

Geen rechtstreekse bevraging

Als werkgevers meer moeten inspelen op de noden van hun personeel, moeten ze het personeel dan ook meer betrekken bij de nieuwe kantoorinrichting? Niet per se. “Als je aan mensen 20 jaar geleden zou vragen of ze een gsm nodig hebben, zou de meerderheid ‘neen’ antwoorden”, merkt Stijn Geeraets. “Mensen hebben niet altijd een pasklaar antwoord op de vraag hoe ze morgen willen werken. Door hun gedrag te monitoren kan je hun noden indirect veel accurater analyseren.”

Ook Pami ziet meer heil in een werkplekanalyse, die heel gedetailleerd kan zijn. “Het zal niet werken als iedereen gewoon een briefje in de bus mag steken. De mens is een gewoontedier en ziet niet noodzakelijk het nut van een verandering in”, zegt Dirk Jenaer van Pami. “Iedereen zal wel zijn eigen wensen hebben, maar dat sluit niet noodzakelijk aan bij de cultuur en behoeften van de organisatie. Bovendien is personeelsbestand vloeiend: over tien jaar werken er opnieuw andere mensen in de organisatie. Je kan het personeel wel bevragen, maar de visie en cultuur van het bedrijf moet de voornaamste bekommernis zijn.”