Jan Geysen (PUUR interieurarchitecten): Het kantoor van de toekomst wordt vandaag bedacht!

Welke lessen zijn er qua inrichting en organisatie van de kantooromgeving te trekken uit de coronacrisis? 

Waarom kom je nog naar het kantoor? De kantooromgeving zal meer dan ooit de rol vervullen van ontmoetingsplek. Om te vergaderen, om collega’s te zien, om de nieuwe visie van het bedrijf of een opleiding in groep te volgen. Telewerken wordt nu overtuigend een blijver om die reden zijn kantooromgevingen plots niet meer up-to-date en aangepast aan de huidige situatie. Bijkomend heeft iedereen serieus stilgestaan bij zijn of haar carrière: doe ik dit werk nog graag? Eén van de antwoorden is dat een bedrijf met een op de noden van vandaag aangepast kantoorinterieur, liefst nog met een warme uitstraling, het belang van hun mensen bevestigt en makkelijker nieuw talent zal aantrekken.

Lenen kantoren zich goed voor een circulaire aanpak. Waarom (niet)? 

Absoluut, bij een kantoor kunnen we het onderscheid maken tussen de hardware - ‘het gebouw’ - en de software -  ‘de inrichting’. Een kantoorinrichting heeft net als software constant updates nodig. Bij Google bijvoorbeeld wordt er al na een jaar met bureaus geschoven. Het bestaansrecht van een kantoorinterieur in Brussel hangt onlosmakelijk samen met de aflopende huurtermijnen. Vaak wordt een kantoorinrichting dan ook volledig verwijderd, om plaats te maken voor een nieuwe huurder. Initiatieven als Rotor Deconstructive tonen aan dat er een nieuwe weg is. Zet terug in de markt wat goed is en focus op het circulaire karakter van nieuwe materialen en producten die nodig zijn bij een kantoorinrichting.

Wat zou er moeten gebeuren om circulariteit meer te laten doorbreken bij de inrichting van kantoren?

Het is vooral een mentaliteitswijziging zowel bij opdrachtgevers, ontwerpers, leveranciers én aannemers. Opdrachtgevers kunnen dit bij het opstellen van de opdracht mee opnemen in hun vraagstelling. Ontwerpers moeten vanuit een ander standpunt vertrekken: gooien we de bestaande inrichting volledig in de container of kunnen we eerst een analyse maken wat er te recupereren valt? De ontwerpers moeten daar ook durven mee te ontwerpen. Toeleveranciers moeten vooruitziend nadenken over het tweede leven van hun materialen en producten. En aannemers moeten openstaan voor het werken met materialen die ze een tweede leven geven.

Wat is voor jou de essentie van het nieuwe werken?

De essentie van het nieuwe werken, is dat men specifieker en individueler gaat kijken op de werkvloer naar welk type werk en in welke frequentie dit gebeurt. Dit wordt ook ‘activity based design’ activiteitsgerelateerd werken genoemd.Het nieuwe werken is wat ons betreft eerst en vooral geen ‘one size fits all’-verhaal. Het is het analyseren van de activiteit op de werkvloer. Als ik een hele dag in meetings zit, heb ik dan nog mijn vaste werkplek nodig? Als ik geconcentreerd moet werken, wil ik dan een hele dag afgeleid worden door mijn collega’s of ga ik dan even apart zitten in een afgesloten ruimte?

Wat zou er moeten gebeuren om de principes van het nieuwe werken meer te laten doorbreken? 

Het bewustzijn bij werkgevers én werknemers is dat het anders kan én moet op de werkvloer. Het doel van het ‘kantoor van de toekomst’ moet een win-winsituatie zijn voor het bedrijf én de werknemers. Het management van een bedrijf moet de meerwaarde van het nieuwe werken begrijpen. Management, HR en IT moeten hierin nauw samenwerken in functie van een implementatie van het nieuwe werken. Bijkomend is dat je draagvlak moet creëren bij de medewerkers. Dit kan aan de hand van een participatietraject of door communicatiemomenten te organiseren. Het nieuwe werken is dan ook een vorm van changemanagement voor heel het bedrijf.

Wordt er bij de inrichting en organisatie van kantoren voldoende rekening gehouden met de gezondheid van de werknemers? 

De gezondheid van de werknemers heeft nog nooit zo hoog op de agenda gestaan. De vraag hiervoor komt nu ook vanuit de medewerkers zelf en je ziet een evolutie van bedrijven die hier proactief op anticiperen. Er zijn verschillende vormen van gezondheid binnen in de kantoren. Nu heeft bijvoorbeeld iedereen meer dan ooit aandacht voor ventilatie, iets dat daarvoor vooral door regelgeving en specialisten werd behandeld. Verlichting, akoestiek en koeling/verwarming hebben ook veel invloed op de werknemers. Door dit op een juiste manier te voorzien, ontstaat er een gezond en aangenaam binnenklimaat. De keuze van materialen maakt er ook deel van uit: er moeten ‘gezonde’ materialen in een kantoor worden toegepast. Veel aandacht voor hygiëne op de werkvloer is nu ook een evidentie. De aanwezigheid van planten die mee de lucht zuiveren kent een opmars. Beweging is een thema op zich gaande van zit/sta-desks tot gyms die worden voorzien op de werkvloer. Als laatste is ook drank en voeding dat op de werkvloer wordt aangeboden een gezondere weg aan het opgaan. Het welzijn van de werknemers wordt meer dan ooit het aandachtspunt voor bedrijven en organisaties.

Is er een recent referentieproject van jouw bedrijf/organisatie dat goed aansluit bij het thema van het webinar?

Ons nieuwe kantoor hebben we gebruikt als testcase om al onze kennis, ervaring, ideeën en onze visie toe te passen op de inrichting ervan, om zo tot het ideale kantoor voor onszelf te komen.

We zijn gestart met onze eigen organisatie en onze manier van werken te analyseren om zo voor elke functie de juiste functionele oplossing te bedenken. Vooral de verschillende types vergaderzalen hebben veel succes en kunnen we niet meer missen. Ook onze ontvangstruimte die dienst doet als lunchruimte is een multifunctionele ruimte, waar we nog nieuwe functies van blijven ontdekken.

Het belangrijkste dat we vandaag merken, is dat ons nieuwe kantoor ons beter laat samenwerken én dat iedereen met plezier naar het nieuwe kantoor komt.

Bij het ontwerpen van de inrichting van ons eigen kantoor, voelden wij ons als interieurarchitecten vanzelfsprekend verantwoordelijk om het klimaat niet teveel te belasten met onze nieuwe inrichting. Alle keuzes, startend met de keuze om voor een bestaand pand te kiezen, zijn één voor één getoetst op circulariteit. Zo hebben we overal dezelfde plafond- en vloerafwerking, zodat aanpassingen aan de inrichting in de toekomst minder impact hebben. De gekozen materialen zijn allemaal geselecteerd op hun duurzaam karakter.

Wat betreft gezondheid is er geïnvesteerd in een ventilatiesysteem met fijnstof filters, maar evengoed vinden we de akoestische spuitpleister tegen het plafond bestaande uit geverfde krantenknipsels, veel comfort bieden aan ons kantoor, wat onze gezondheid en tegelijkertijd onze efficiëntie bevordert. De belangrijkste uitdaging was om ons kantoor een nieuwe en conceptuele look te geven. Eigenlijk is circulariteit voor ons een onderdeel van het ontwerpen geworden, net als een goede akoestiek of een gezond binnenklimaat van een kantoor. Vanaf nu is circulariteit een vast gegeven en geen optie meer.