Liesbeth Reekmans (Groep IDEWE): 'Om te voorkomen dat er onnodig materiaal en ruimte in de toekomst verloren gaat, is een circulaire aanpak in de kantoormarkt noodzakelijk'

Welke lessen zijn er qua inrichting en organisatie van de kantooromgeving te trekken uit de coronacrisis?

De coronacrisis heeft bewezen dat telewerken wel kan en in een aantal gevallen zelfs beter werkt. Het kantoor is wel de plek waar de cultuur van de onderneming beleefd wordt. Vele ondernemingen zullen het hybride werken (verder) toestaan voor hun medewerkers: thuiswerken als de activiteiten het toelaten of hierom vragen, op kantoor wanneer werknemers moeten samenwerken en innovatie op gang brengen.

Er is geen sluitende formule voor alle werknemers of ondernemingen. Dit moet op maat van de organisatie en het individu afgestemd worden. Ondernemingen doen er wel goed aan om hun visie op het werken, en dus ook op de werkomgeving, af te stemmen op de doelstellingen van de onderneming. Dit vraagt in de meeste gevallen en zeker in het coronatijdperk een aanpassing van die werkomgeving. De werkplek moet de medewerkers uitnodigen om met vertrouwen de bedoelde activiteiten op te nemen. In de praktijk zal dit betekenen dat vele kleine tot middelgrote ondernemingen geen vloeroppervlakten zullen moeten afstaan. Ze zal alleen wel anders ingericht worden.

Lenen kantoren zich goed voor een circulaire aanpak. Waarom (niet)?

Jazeker. Kantoren moeten meer en meer flexibel inzetbaar zijn. Flexibiliteit is een belangrijk aspect om de waardedaling van het vastgoed te ondervangen en de infrastructuur aan te passen aan de wisselende noden van de gebruikers. Vele kantoren voldoen niet aan de functionele, technische en esthetische noden van een goede werkplek. We zien dat kantoren sneller een herinrichting krijgen of nodig hebben dan dat er fysieke veroudering optreedt door gebruik of slijtage. Om te voorkomen dat er onnodig materiaal en ruimte in de toekomst verder verloren gaat, is een circulaire aanpak in de vastgoedmarkt van kantoren noodzakelijk bij het uitwerken van de draagstructuur van het gebouw, de gevel en dakhuiden, de technieken, de ruimteplanning of het interieur en het meubilair.

Wat zou er moeten gebeuren om circulariteit meer te laten doorbreken bij de inrichting van kantoren?

Ik denk aan meer kennisdeling, voorbeeldprojecten, stimulansen in de vorm van financiële ondersteuning, awards, ... Er is intussen al meer ervaring opgedaan in projecten. De kennis hierover moet echter nog verder gedeeld worden. Niet alleen met bouwprofessionals (architecten, aannemers)maar ook met het bredere publiek, de bouwheer.

Een belangrijk struikelblok is het tijdsperpectief en de meerkost. Bouwheren zien niet direct de meerwaarde in van circulair te bouwen, noch de noodzaak of het besef over de eindigheid van de grondstoffen. De meerkost van het circulair bouwen is beduidend en vertaalt zich niet in een interessante businesscase op korte termijn. Hierover zouden meer inzichten moeten zijn en verspreid worden. Financiële stimulansen of eventueel regelgeving zouden een hefboom kunnen zijn.

Wat is voor jou de essentie van het nieuwe werken?

Een gebouw is het eerste en belangrijkste werkinstrument van de werknemers. Bij aanvang van de werkdag komen zij er toe en verblijven zij er gedurende de hele werkopdracht. De invloed van de gebouwde omgeving op het welbevinden en de gezondheid van de werknemers is bijzonder groot. Onze huidige werkplekken zijn ontworpen vanuit een focus op mechanische efficiëntie eerder dan te mikken op welzijn. Werkplekken die aansluiten bij de noden , de voorkeuren en de activiteiten van de medewerkers scoren beter in het gebruik en leiden tot betere prestaties.

Het efficiënt verlopen van werkprocessen, een hogere productiviteit en een hogere arbeidstevredenheid kunnen worden gestimuleerd door een juiste afstemming tussen de organisatiedoelen enerzijds en de huisvesting anderzijds.

Bij het definiëren van de nieuwe werkplekinrichting (conceptnota) volgens het nieuwe werken hanteren wij bij IDEWE het 3B-model: bricks, bytes and behavior. Naast de zoektocht naar de juiste werkplekinrichting, peilen we ook naar het gedrag en wat medewerkers nodig hebben om zich thuis te voelen in het nieuwe werken (behavior) en welke digitalisering zij hiervoor nodig hebben (bytes).

Wat zou er moeten gebeuren om de principes van het nieuwe werken meer te laten doorbreken?

Samenwerking verder op gang zetten met de sleutelfiguren in de organisaties om het nieuwe werken met succes te introduceren. Dit zijn de facility managers, de HR-managers, IT-verantwoordelijken, rechtstreeks leidinggevenden en medewerkers. De weg vooruit is werk maken van co-creatie bij het definiëren van de noden van de werkplek.
 

Is er een recent referentieproject van jouw bedrijf/organisatie dat goed aansluit bij het thema van het webinar?

Vanuit IDEWE ondersteunen we ruim 35.000 werkgevers en 822.000 werknemers bij het opzetten van een gezonde en veilige werkomgeving. Wanneer we betrokken worden bij het uittekenen van een nieuwe werkomgeving, passen we steeds dezelfde strategie toe.

We vertrekken vanuit de visie van de organisatie op het nieuwe werken  en hybride werkvormen, de activiteiten van de werknemers en de organisatiestructuur. We peilen naar de behoeften van de gebruikers op een participatieve manier. Dit doen we aan de hand van een digitale bevraging (nodenbevraging) en een interactieve bevraging in een brainstormsessie (waarderend onderzoek - world café). Daarnaast halen wij onze input uit de talrijke verslagen van rondgangen en interventies van interne medewerkers.

In een volgende fase worden de resultaten van de bevraging vertaald in een conceptnota. Met een goede conceptnota maak je een juiste start in het ontwerpproces. De conceptnota bevat naast een werkplekstrategie, een programma van eisen, ook een vlekkenplan. De werkplekstrategie bepaalt hoe er in tijd en ruimte gewerkt wordt. Het programma van eisen is een zeer gedetailleerde omschrijving van functies (zowel van functionele en ruimtelijke aard, als technische aard) die aanwezig moeten zijn en waaraan deze moeten voldoen. We denken bijvoorbeeld aan de activiteiten, werkposten, beschikbare werkruimte en comfortparameters. Het vlekkenplan is een eerste grafische omzetting (ontwerp) of resultaat van de werkplekstrategie en het programma van eisen. De conceptnota zal als basis dienen voor de opmaak van het ontwerp, het maken van een begroting en planning, en het dient als controle-instrument in de ontwerpfase.

Deze strategie hebben we toegepast op onder meer het nieuwe stadshuis van Beringen en het regiokantoor van IDEWE in Turnhout. Daar pasten we de principes van de WELL Building Standard toe tijdens het ontwerp- en bouwproces en integreren we de strategieën tijdens de uitbating om het onderhoud van het gebouw en de ondersteuning van de medewerkers optimaal te krijgen.

Bij de integratie van de WELL Building Standard in een project is het belangrijk van bij het begin iedere interne en externe stakeholder te betrekken. De criteria worden afgetoetst op hun haalbaarheid en besproken in het bouwteam en met de interne HR-medewerkers. Tijdens de bouw en vooral bij oplevering ervan worden metingen uitgevoerd om de prestatie-eisen na te meten. Een continue opvolging van de parameters en het informeren over de kwaliteit van het gebouw zorgt ervoor dat men gerust kan zijn dat het gebouw naar behoren functioneert.