Peter Schoonbaert (Lecot): “Dankzij Key Studio™ verloopt het opmaken van sluitplannen een pak efficiënter”

De geschiedenis van Lecot gaat zo’n 130 jaar terug, meer bepaald tot bij Charles Lecot, een messenslijper uit Heule die in zijn dorp met een karretje rondreed om zijn ambacht bij de mensen thuis te gaan beoefenen. Het karretje werd een ijzerwinkeltje en het ijzerwinkeltje uiteindelijk 73 winkels in België en drie in Nederland. Ook het gamma werd groter, zodat Lecot met 140.000 artikelreferenties – support en opleidingen waar nodig incluis – vandaag de titel van grootste nationale speler in ijzerwaren, bevestigingen, bouwbeslag, gereedschap en persoonlijke beschermingsmiddelen mag claimen.

Al ettelijke jaren verdeelt het bedrijf, met vandaag de vierde generatie aan zet en 660 medewerkers in dienst, zo onder meer mechanisch en elektronisch bouwbeslag van ASSA ABLOY. Mechanische cilinders vormen daarin een belangrijke productgroep – ze vertegenwoordigden in 2021 zo’n 8,5 miljoen euro van de 247 miljoen euro bedrijfsomzet. Haast altijd gaat het om een bestelling van een gebouwbeheerder of van een bedrijf dat zijn vestiging ermee beveiligd wil zien. In die gevallen is er ook altijd een sluitplan nodig. “Dat is een plan dat bepaalt wie met een enkele sleutel toegang heeft tot welke ruimte”, legt Peter Schoonbaert, verantwoordelijk voor de cilinderafdeling van Lecot, uit. “Het kan gemaakt worden op basis van een organigram van een bedrijf, maar ook bijvoorbeeld voor een appartementsgebouw, waarin iedereen met de sleutel van zijn persoonlijke flat natuurlijk ook de voordeur van het gebouw moet kunnen openen en de syndicus dan weer een sleutel heeft die op alle deuren werkt. In zo’n sluitplan kan een cilinder dus meerdere sleutels toelaten.”

Bestelling rechtstreeks naar productie

Sinds begin 2022 maakt Lecot voor het opmaken van die sluitplannen gebruik van Key Studio™, een software die ASSA ABLOY speciaal ontwikkelde om dat proces te stroomlijnen en om lopersysteembeheer eenvoudiger te maken. “Op de cilinderafdeling werken vandaag vijf mensen dagelijks met die tool”, aldus Peter Schoonbaert. “Van hen hoor ik niets dan goede dingen. Zelf heb ik er intussen ook al enige affiniteit mee.”

Een van die vijf is Nathalie Noppe, die al 23 jaar op de afdeling Customer Service Cilinder werkt. Zij legt uit op welke manier Key Studio™ haar werk precies aangenamer maakt. “Wat vroeger veel, ook niet-digitale, handelingen vergde, kan ik nu in enkele muisklikken. Het volstaat alle gegevens, zoals de lengte van de cilinders, welke sleutel welk slot moet kunnen openen, het aantal lopers … middels codes in te geven. Vervolgens controleert de software zelf op eventuele inconsistenties of fouten. Die worden gemarkeerd, zodat ik zelf veel eenvoudiger kan controleren of het sluitplan wel klopt. Eens goedgekeurd, krijg ik te zien hoeveel cilinders van welke lengte ik moet bestellen en welke sleutels in welke hoeveelheid. Ik kan dan in Key Studio™ automatisch een bestelbon aanmaken en de bestelling rechtstreeks doorgeven aan de productieafdeling van ASSA ABLOY, met kortere levertermijnen tot gevolg.”

Vlottere communicatie

Naast een pak minder rompslomp, komt er dankzij Key Studio™ volgens Nathalie Noppe ook heel wat minder communicatie kijken bij het hele proces. “Vroeger vulden wij die gegevens in een Excel-bestand in, dat dan naar ASSA ABLOY ging, dat vervolgens een sluitplan opmaakte dat wij daarna moesten controleren. Dat bracht veel overleg mee, wat de zaken danig vertraagde. Dankzij een digitale samenwerkingsruimte in Key Studio die alle betrokkenen in de levenscyclus van een sluitsysteem samenbrengt, wordt er nu veel korter op de bal gespeeld. De vergrendelingsschema’s zijn ook op elk moment beschikbaar voor alle betrokkenen. Als ik de meerwaarde van Key Studio™ voor Lecot moet samenvatten dan kan dat in enkele woorden: het doet ons eenvoudiger, sneller, juister en daardoor efficiënter werken, wat natuurlijk ook weer financieel gewin oplevert.”

Gebruiksvriendelijk

De gebruiksvriendelijke interface van Key Studio™ zorgde er ook voor dat Nathalie Noppe en haar vier collega’s die met Key Studio™ werken geen dagenlange opleiding nodig hadden om met het programma te kunnen werken. “De interface van Key Studio™ is heel intuïtief ontwikkeld”, zo vertelt Barbéle Strobbe. “Er wordt duidelijk aangegeven waar je je sluitplannen kan raadplegen, waar je de opvolging van je bestellingen kan vinden en waar je nieuwe producten kan bestellen. Daarnaast kan je heel snel de deuren identificeren die met een bepaalde sleutel geopend kunnen worden, makkelijk door vergrendelingsschema’s navigeren en die via Fluvial View, mooi visualiseren … Het is gewoon een heel overzichtelijk systeem. Een uurtje samenzitten met de mensen van ASSA ABLOY volstond om vlot met de software te kunnen werken. Wanneer we nu toch nog op een onduidelijkheid stoten, kunnen we op elk moment een mailtje sturen naar twee mensen bij ASSA ABLOY die ons dan snel verder op weg helpen.”

Een volgende stap zou kunnen zijn dat Lecots klanten de software ook zelf gaan gebruiken. Peter Schoonbaert: “We denken dan aan grotere klanten die meerdere sluitplannen te beheren hebben. Zij zouden na het maken of aanpassen van hun sluitplan vervolgens min of meer rechtstreeks kunnen bestellen wat ze nodig hebben bij ASSA ABLOY. Ik zeg min of meer, want in feite zou die bestelling nog steeds via ons verlopen, omdat ons ERP-systeem de bestelling nog zou moeten omvormen naar onze artikelcodes.”

“In dezelfde lijn zouden wij ook een deel van het werk van ASSA ABLOY kunnen overnemen door de technische info achter het sluitplan die bij hun montageafdeling belandt, zoals rond het snijden van sleutels en vullen van cilinders, meteen naar onze eigen montageafdeling te sturen, die dan zelf de cilinders in elkaar kan steken. Maar dat is allemaal toekomstmuziek”, besluit Peter Schoonbaert.