Rockfon kantoor Roermond: practice what you preach

“Het zaadje voor ons nieuwe kantoor werd eigenlijk al in 2019 geplant, toen uit een interne enquête bleek dat medewerkers hun werkomgeving erg luidruchtig vonden en moeite hadden om zich te concentreren”, vertelt Roger Dezaire, commercieel directeur Benelux bij Rockfon.

“Medewerkers konden regelmatig horen wat er in de naastgelegen ruimtes besproken werd en voelden zich daar niet altijd senang bij. Bovendien was de lay-out niet meer optimaal. De balans tussen geconcentreerd werken, samenwerken en even socialiseren ontbrak en er was geen goede ruimte om met collega’s bij elkaar te komen. Hoewel Rockfon staat voor een goede akoestiek en comfortabele en gezonde verblijfsruimtes, kwam dit in ons eigen kantoor onvoldoende tot uiting. Volgens het motto ‘Practice what you preach’ hebben we hier verandering in gebracht.”

Alle wensen op tafel

Om daadwerkelijk handen en voeten te geven aan deze ambitie heeft best wat tijd gekost, erkent hij.

“In 2020 kwam het coronavirus en werd alles anders. Medewerkers gingen vanuit huis werken en er kwam een maatschappelijke discussie op gang over hybride werken en de ideale balans tussen thuis en kantoor. Hoe konden we dit vertalen naar ons nieuwe kantoor?”

Al snel ontstond het besef dat medewerkers verschillende wensen hebben als het om hun kantoorwerkplek gaat. Daarom werden cocreatiesessies opgezet waarin architecte Judith Muijtjens van Wonderful Day Design met verschillende medewerkers van verschillende afdelingen alle wensen op tafel heeft gelegd. Zowel op afdelings- als medewerkersniveau.

“Hieruit kwam bijvoorbeeld naar voren dat medewerkers rustig en geconcentreerd willen werken, maar dat er ook ruimte moet zijn voor samenwerking en contact. Was het mogelijk om flexibel te werken en afhankelijk van de behoefte te wisselen tussen concentratiewerkplek, aanlandplek en vergader- of brainstormruimte? Ook wilden medewerkers de nieuwe design producten waaraan zij werken in het ontwerp terugzien. We hebben zóveel mooie nieuwe producten, waarom zien wij die zelf niet?”

focus op efficiëntie, samenwerking en teamgevoel

“Wat ik, vanuit mijn functie, een belangrijke opmerking vond is dat medewerkers thuis vaak meer werk gedaan kregen dan op kantoor. Dat kon natuurlijk niet de bedoeling zijn! Een belangrijk uitgangspunt vanuit management was dan ook dat het nieuwe kantoor minimaal zo efficiënt moest worden als de thuiswerkplek, maar ook moest uitnodigen tot samenwerken met directe collega’s én overige teams. Wanneer je al deze wensen in een potje gooit en je gaat op zoek naar het gemiddelde, dan ontstaat een omgeving waar niemand écht blij mee is. In plaats hiervan ontstond al snel het idee voor een multifunctioneel kantoor, waarin medewerkers op elk moment kunnen kiezen waar zij willen zijn. Judith heeft dit heel treffend vertaald in een activiteit-gerelateerd werkplekkenconcept én in een juiste combinatie van materialen, texturen en kleuren.”, benadrukt Roger.

volledig gestript

In december 2021 was het ontwerp voor de renovatie gereed. Een half jaar later startte de uitvoering, waarbij Rockfon wederom niet over één nacht ijs ging. Om de traditionele kantoorinrichting te vervangen door een semi-open en inspirerende werkomgeving, is de bestaande inrichting volledig verwijderd.

“De Rockfon-verdieping is compleet gestript, inclusief plafonds, tussenwandjes, vloeren en installaties. Alleen de kolommen en buitenmuren zijn behouden. Het resultaat was een lege ruimte van circa 700 m2, dat als basis diende voor het nieuwe concept. Door de traditionele indeling met gangen en kantoortjes te doorbreken, ontstond 20 tot 30% meer nuttige ruimte. Echter bleven we gebonden aan constructieve elementen zoals de kolommen. Bovendien moest Judith werken met een maximale plafondhoogte van 2,40 meter. Binnen deze hoogte was het een uitdaging om onze akoestische plafondoplossingen goed tot uiting te laten komen. Maar ook om de (koel)installaties boven het plafond zo compact mogelijk aan te brengen. Dit is echt millimeterwerk geweest, maar het resultaat is geweldig. Aanpak en uitvoering zijn zo goed bevallen, dat we dit concept heel graag doortrekken naar de andere afdelingen en gebouwen van ROCKWOOL. De eerste plannen hiervoor worden inmiddels gesmeed.”, vertelt Facility Manager Marcel Hundscheidt.

open verbindingen, zonder geluidsoverlast

De samenwerking met Judith Muijtjens is het resultaat van succesvolle projecten uit het verleden.

“Ik pas de producten van Rockfon regelmatig toe in mijn projecten. Hiervoor heb ik regelmatig en zeer prettig contact met de accountmanagers, die mij van de juiste stalen en informatie voorzien. Toen de renovatie van het kantoor zich aandeed mocht ik, tijdens een kennismakingsgesprek, mijn aanpak en ideeën delen. Van meet af aan was er een klik. Onze laagdrempelige manier van werken én de aanpak op basis van cocreatiesessies kwamen perfect overeen. Het ontwerp voor het nieuwe kantoor is echt samen met de medewerkers van Rockfon tot stand gekomen. Kenmerkend voor dit ontwerp is de balans tussen twee conflicterende wensen: een open werkomgeving om te ontmoeten, leren en inspireren én de mogelijkheid om rustig te kunnen overleggen en werken. Rockfon is een internationaal bedrijf. Behalve de interne teams, hebben de medewerkers regelmatig (online) contact met collega’s van over de hele wereld”, vertelt Judith.

“Om dit goed te faciliteren, zijn in de open werkruimte focusplekken, concentratieruimtes en sociale ruimtes ingepast. De diverse werkruimtes lopen vloeiend in elkaar over en open verbindingen stimuleren het onderlinge contact, zonder dat medewerkers hinder ondervinden van bellende of pratende collega’s, rinkelende telefoons of andere afleidende geluiden. Ook is een aantal nieuwe ruimtes toegevoegd, zoals een werkcafé waar medewerkers kunnen ontmoeten, overleggen, lunchen en werken. Bovendien zijn een brainstormplek en een hybride werkruimte ingericht. Bijzonder is ook de ‘product space’ middenin de ruimte, waar (nieuwe) producten getest en getoond kunnen worden.”

Balans tussen akoestiek en esthetiek

Om de akoestiek in de open werkruimte naar het hoogste niveau te tillen, werd Judith al in een vroeg stadium via Rockfon in contact gebracht met akoestisch adviesbureau Level Acoustics. Samen zijn ze gekomen tot een uitgebalanceerd aanbod plafond- en wandpanelen uit de nieuwe designcollectie van Rockfon, waarin akoestiek en esthetiek op unieke wijze samenkomen. Op verschillende plekken zijn Rockfon^® Eclipse plafondeilanden toegepast die, in combinatie met de kleuren uit het Rockfon Color-all^® assortiment, in elke ruimte voor de juiste werksfeer zorgen. Waar bijvoorbeeld voor de focuswerkplekken is gekozen voor kalmerende blauwtinten die de concentratie verhogen, is de ‘product space’ uitgevoerd in groentinten die de inspiratie en creativiteit van medewerkers bevorderen. De entree, het werkcafé en de brainstormruimte zijn voorzien van stimulerende roodtinten, terwijl geeltinten in bijvoorbeeld de aanlandplekken het mentale welzijn een boost geven. Het tapijt en meubilair zijn hier harmonieus op afgestemd.

Om tegemoet te komen aan de wens voor een biophilic design, is ook heel bewust gekozen voor grote plantenbakken en natuurlijke houtstructuren. Deze houtstructuren komen bijvoorbeeld terug in de deuren, kozijnen, tafels en Rockfon^® Lamella akoestische wandpanelen in de loopzones. Daarnaast is een belangrijke rol weggelegd voor de Rockfon^® Senses wandpanelen, die met hun organische oppervlakken van bloemen, hooi en mos voor een verrassende, natuurlijke en warme finishing touch zorgen. Ook de prachtige natuurfoto’s op de Rockfon^® Canva wandpanelen dragen bij aan de sfeer en akoestiek in de ruimte.

terug naar kantoor

Judith prijst de betrokkenheid van de Rockfon-medewerkers bij hun organisatie, producten en elkaar.

"Onderling contact, samenhorigheid en menselijke maat stonden van meet af aan centraal. Dat zie je ook heel duidelijk terug in het ontwerp, dat echt voor deze medewerkers is gemaakt.”

“Ons nieuwe kantoor is inmiddels enkele weken in gebruik, maar ik heb nog niemand gesproken die zijn wensen niet kan terugvinden. Daar ben ik enorm trots op. Persoonlijk was ik wat huiverig voor het ‘all-inclusive verschijnsel’, waarbij medewerkers ‘s ochtends met hun jas en tas binnenkomen en direct een werkplek voor de dag reserveren, maar in de praktijk is dit gelukkig niet aan de orde. Medewerkers kunnen eenvoudig en goed hun plek vinden, op elk moment van de dag en voor elke activiteit. Als organisatie hebben wij een thuiswerkpolicy, maar we zien dat steeds meer medewerkers ervoor kiezen om tóch naar kantoor te komen. Simpelweg omdat ze hier goed en fijn kunnen werken en makkelijker contact kunnen maken met collega’s.”, vertelt Roger trots.

Medewerkers als ervaringsdeskundigen

"Het nieuwe kantoor heeft een enorm positief effect op het bewustzijn van onze medewerkers. Immers hebben zij aan den lijve ondervonden wat een goede akoestiek betekent én hoe onze producten hieraan bijdragen. Hierdoor kunnen zij de producten nóg beter uitdragen en zijn zij een nóg betere sparringpartner in projecten. De problemen die wij ervaren hebben zijn niet uniek. Wij helpen andere partijen die voor dezelfde uitdaging staan graag op weg naar een oplossing op hún maat.”, besluit Roger.