Tips voor een veilige terugkeer naar de werkvloer (Liesbeth Reekmans, IDEWE)

De overheid laat toe dat werknemers zich terug op de werkvloer begeven. Velen zijn blij hiermee. Telethuiswerken vraagt heel wat inspanning en is niet voor iedereen weggelegd. Werken én voor de opvang van (kleine) kinderen zorgen, het is een kunst op zich. De voorzieningen van de thuiswerkplek zijn soms niet aangepast aan de noden van de activiteiten en kantoorbenodigdheden en -comfort zijn thuis niet altijd beschikbaar. Verschillende onder ons waarderen de afwezigheid van de files en de rust thuis, maar missen ook de interacties tussen collega’s. De communicatie-revolutie die we in een mum van tijd doormaakten, begint te wegen in de contacten. Telefonie, mail-verkeer en video conferencen mist een belangrijke component van communicatie. De spontane en non-verbale communicatie vielen weg. Boodschappen zonder taal en taal zonder beeld laat vele interpretaties toe.

Anderen maken zich toch wel zorgen om terug de werkvloer te betreden. Is het er wel voldoende veilig? Loop ik geen risico’s om besmet te geraken? Werkgevers bereidden zich voor op de terugkomst van hun werknemers. We geven u enkele tips mee om de kantoorwerkplek zo veilig mogelijk te maken.

Geleidelijke terugkeer

Allereerst denken we dat de terugkeer geleidelijk aan en gedoseerd moet verlopen. Het maximaliseren van de terugkeer mag niet het doel op zich zijn. De volle capaciteit is in de meeste kantoorwerkplekken niet haalbaar. Onze werkplekken zijn immers niet ontwerpen op de fysieke afstandsregel van 1.5m. Een aanpassing van de werkplek is noodzakelijk. Kantoren vragen een nieuwe inrichting op basis van die afstand. Bepaal op voorhand hoeveel mensen in de werkplek veilig kunnen werken. Het werken in shiften of beperkte groepen laat veilig werken toe als de maximumcapaciteit dreigt overschreden te worden. Hou pauzes niet op hetzelfde moment, zodat er geen drukte ontstaat in het restaurant of in de coffee corner.

Herinrichting van de werkplek

Voorzie een nieuwe werkplekinrichting op basis van de maximumcapaciteit. U kunt het teveel aan werk- of zitplekken (stoelen en tafels) verwijderen of u kunt met een sticker aangeven welke werk- of zitplekken niet gebruikt mogen worden.

Ook op vlak van een werkplek met persoonlijk materiaal kan men verbetering bekomen. Is elke werknemer voorzien van eigen werkmateriaal? Laptop of computer, toetsenbord en muis, kantoorgereedschap,…? De bureauonderlegger in papier doet terug zijn intrede. Bij elke wisseling van medewerker aan een werkplek kan een nieuw vel een propere omgeving creëren.

Acrylaatschermen tussen werkplekken voor personen die tegenover elkaar werken is een oplossing. Bij schermen tussen de werkplekken naast elkaar, moet men niet alleen rekening houden met de diepte van het bureau, maar eveneens met de diepte van de stoelopstelling. Laten we bij het bedenken tussenschermen tegen besmetting oplossingen voor de akoestische verbeteringen niet vergeten. Akoestische tussenschermen voor gedeelde kantoorwerkplekken bestaand reeds langer. Maak onthaalbalies of verdeelloketten dieper of plaats een tussenscherm.

Veilig verkeer, ook op de werkplek

De bottleneck van de werkplekcapaciteit op de werkplek ligt bij ons transport. Welke vervoersmodi we ook kiezen - het openbaar transport of het persoonlijk transport – het moet ons toelaten om ons veilig te verplaatsen en om ons geparkeerd te krijgen. Ondernemingen zijn niet altijd voorzien op een grotere capaciteit van parkeerplekken voor auto’s of (brom-)fietsen.

Beschikt het gebouw over meerdere toegangen? Gebruik deze en maak afspraken over het gebruik ervan. Zodat de capaciteit verdeeld wordt en de wachttijden of contactmomenten verkleind worden.

Het verticale verkeer, de lift of trap, is een derde bottleneck bij het transport. Met te weinig grote liften geraken werknemers in meerlaagse gebouwen gewoon niet op de werkplek. Flexibele werkuren of het werken in shiften helpt om niet iedereen op hetzelfde moment te moeten transporteren tussen verdiepingen in. Afspraken over het gebruik van het verticale transport - zoals naar boven met de lift, naar beneden met de trap - zorgen ook voor lagere capaciteit aan doorgangen en is sterk aan te bevelen. Duidt de maximumcapaciteit aan van de lift en maak dit duidelijk zichtbaar door op de liftvloer zones van staplaatsen te voorzien.

Het horizontale verkeer of routing op de werkvloer voorkomt dat werknemers elkaar niet kruisen in gangen die te smal zijn. Duidt deze routing aan op de vloer zodat deze evident worden in het gebruik. Ook aan gemeenschappelijke plekken zoals het koffiezetapparaat, de printers of het onthaal kan een zonering op de vloer een hulp zijn om afstanden tot elkaar te respecteren.

Verluchting

Er is geen enkele reden om ventilatie-installaties af te schakelen om te vermijden dat het coronavirus zich doorheen de kanalen in het gebouw zich verspreidt. Door grondig te ventileren wordt bevuilde lucht verdund en is de kans op besmetting minder groot. Maximaliseer de verluchtingsdebieten. De kans op verspreiding via het ventilatiesysteem is zeer beperkt als men zich houdt aan een aantal basisregels. Gebruik geen recuperatielucht, maar zorg voor de maximale aanvoer van verse lucht. Recirculatie van ventilatielucht – door het inbrengen van extractielucht aan verse lucht – houdt wel beperkte risico’s met zich mee. Voer extractielucht daarom af naar buiten. En recupereer warmte uit de extractielucht bijvoorbeeld via een warmtewiel, zodat energetische verliezen gecompenseerd worden. Verdeel de verluchting over de werkvloer zodat er geen ‘dode hoeken’ ontstaan waar dat de lucht onvoldoende ververst wordt. Volg de instructies voor de reiniging van de filters op. Bij gebouwen zonder mechanische ventilatiesystemen, worden de ramen van de lokalen best regelmatig geopend of in kip gezet.

Contactloos werken

Contactloze bedieningen van kranen, verlichting, deuren, poorten, zeepdispensers, installaties bestaan. Ze vragen een investering, maar gaan ook vaak gepaard met energiebesparing en zijn naar besmettingsgevaar alleen maar aan te raden.

Intussen zijn we allemaal vertrouwd met contactloos vergaderen. Zet tijdens de digitale vergaderingen de video-opname op aan, zodat men de aanwezigheid van de ander kan vaststellen en ook non-verbale communicatie kan waarnemen. Spreken tegen een zwart vak, een stilstaande foto of ‘naambord’ is weinig persoonlijk en schept afstand tussen elkaar. Sociale afstand die we op dit moment net niet willen hebben.

Communicatie

Nieuwe werkvormen vragen om verduidelijking en communicatie. Communiceer reeds op voorhand aan de werknemers welke initiatieven er genomen worden om een veilige terugkeer mogelijk te maken. Voorzie ook gedragsbeïnvloedingstechnieken zodat we de werknemers een duwtje in de juiste richting krijgen en blijvend herinnerd worden aan de gemaakte afspraken. Verander de omgeving zodat het juiste gedrag gesteld wordt. Haal bijvoorbeeld het teveel aan stoelen weg of pas bestikkering toe.

Heeft de collectieve werkplek nog toekomst?

Collectieve werkplekken hebben zeker toekomst. Alleen zullen we die werkplek inzetten voor de kernactiviteiten van ons werken. Vraagt ons werk dat we overleggen, brainstormen, elkaar ontmoeten of geconcentreerd werken,… dan zal de werkplek daarop afgestemd zijn. De grote landschapskantoren zijn al langer uit de mode. Ze zijn op vele vlakken een bron van hindernis. En zullen plaats ruimen voor multi-inzetbare werkplekken, lokalen voor vaste gebruikers die in kleinere groepen samenwerken.

WELL Building Standard, advies bij de werkplekinrichting

Als onderneming heeft u alle belang om contact te nemen met uw preventiedienst om de risico’s mbt besmettingsgevaar op de werkplek te evalueren en met concrete adviezen voor herorganisatie van de werkplek te integreren. De WELL Building Standard biedt oplossingen voor gezondheid en welzijn in gebouwen. Deze innovatieve bouwstandaard is opgebouwd rond 10 concepten en bijhorende maatregelen om gezondheid en welzijn doorheen de gebouwde omgeving te integreren via ontwerpstrategieën, onderhoudsvoorschriften en afspraken met de bezoekers. Verschillende concepten zoals Lucht, Geest en Gemeenschap bevatten in de WELL v2 maatregelen geïntegreerd die ook aan besmettingsrisico’s in ondernemingen een antwoord bieden. De Task Force Places Matters van IWBI - waarbij dat IDEWE actief is – werd in het leven geroepen en werkt dagelijks verder aan oplossingen en maatregelen zoals contactloze bestellingen, digitalisering van aankopen, digitalisering van overleg, contactloze sturingssystemen, maar ook aan ondersteuning van werknemers bij stresssituaties en gemeenschapsvorming in tijden van afzondering door bijvoorbeeld een pandemie waarin we ons nu in bevinden.