Vergaderruimtes in het moderne kantoor

Hoe vergadert u (of hoe wilt u vergaderen)?

Om de ideale vergaderruimtes voor je organisatie te kunnen ontwerpen, is het essentieel om eerst te bepalen welk soort vergaderingen je daadwerkelijk houdt en wat je nodig hebt voor jouw toekomstige vergaderingen. Denk na over hoe verschillende ruimtes worden gebruikt, de grootte en duur van de vergaderingen die daar plaatsvinden en de mate van concentratie die nodig is – voldoen de bestaande ruimtes aan je behoeften? Die informatie is waardevol voor het ontwerpproces en maakt het eenvoudiger om vergaderruimtes op maat te creëren die de manier van werken van jouw organisatie ondersteunen. Door beter te begrijpen hoe medewerkers en teams willen samenwerken en welk type vergaderruimtes waarde toevoegen, leg je de basis voor een effectieve optimalisatie van je kantoorruimte.

Uit een uitgebreide enquête van het Nationaal Bureau voor Economisch Onderzoek blijkt dat het aantal vergaderingen onder kantoormedewerkers na de pandemie met 12,9% is toegenomen. De algemene duur van de vergaderingen is met 20,1% afgenomen.

Optimaliseer je kantoorruimte

De klassieke vergaderruimte moet worden aangevuld met een verscheidenheid aan vergaderruimtes en ontmoetingsplekken in het moderne kantoor. Informele vergaderingen kunnen idealiter plaatsvinden in open ruimtes die zijn onderverdeeld aan de hand van meubilair met een hoge rugleuning, scheidingswanden, opbergoplossingen of textiel dat aan het plafond hangt – room-in-a-room-oplossingen. Korte vergaderingen, creatieve vergaderingen, projectvergaderingen of werkvergaderingen zonder vertrouwelijke informatie zijn voorbeelden van vergaderingen die goed werken in een open ruimte met het juiste interieurontwerp en de juiste technologie.

Praat over ruimte in plaats van kamer

Praten over 'ruimte' in plaats van 'kamer' is dus een illustratieve manier om te beschrijven hoe de vergaderruimtes van het kantoor op een meer flexibele manier kunnen worden ontworpen om nieuwe manieren van werken te ondersteunen. Als je aan het werk gaat, is het veel aantrekkelijker om je collega's te zien dan dat iedereen in aparte ruimtes is verstopt. Open ruimtes maken het voor de verschillende afdelingen van de organisatie ook mogelijk om vrijer met elkaar te communiceren, wat kan bijdragen aan een inclusievere werkplek. Het biedt ook de mogelijkheid om ruimtes aan te passen aan snelle veranderingen in de dagelijkse activiteiten.

3 ergonomische factoren om rekening mee te houden

AKOESTIEK. Akoestiek is belangrijk voor de concentratie en productiviteit van de deelnemers. Harde oppervlakken, zoals kale muren, glazen scheidingswanden, schermen en whiteboards zoals we die vaak vinden in vergaderruimtes, creëren een oncomfortabele akoestische omgeving met luide geluiden en echo's. Geluidsabsorbeerders en textiel zorgen voor een warm gevoel en dragen bij aan een goede akoestische omgeving.

KLEUR. Kies een kleurenschema met het soort vergadering in gedachten – houd geen rekening met persoonlijke smaak of trends. Verschillende kleuren stimuleren en nodigen uit tot verschillende soorten activiteiten. Gele tinten stimuleren creativiteit, terwijl blauw een kalmerend effect heeft. De vergaderruimtes moeten opgaan in het kantoor als geheel, maar kunnen nog steeds verschillende expressies hebben – denk na over het gevoel dat je in elke vergaderruimte wilt creëren.

LUCHTKWALITEIT EN VENTILATIE. Een goed functionerend airconditioningsysteem is essentieel, vooral in kleinere ruimtes zonder ramen, om concentratieverlies en slaperigheid te voorkomen.

Inrichting voor spontane vergaderingen en sociale interactie

Hoewel digitale communicatie een lange weg heeft afgelegd, zijn fysieke vergaderingen nog steeds cruciaal voor het bevorderen van een sterke cultuur, het ontwikkelen van relaties en het creëren van betrokkenheid. Ondanks al onze technologische vooruitgang zijn mensen van nature sociaal en hebben ze het gezelschap van anderen nodig. Wanneer we elkaar persoonlijk ontmoeten, kunnen we elkaars lichaamstaal lezen en verbinding en empathie voelen op een manier die moeilijk virtueel te kopiëren is. Kleine veranderingen in onze gezichtsuitdrukking, de intonatie van onze stem, onze handbewegingen en oogcontact versterken de boodschap die we willen overbrengen.

Dagelijks vinden er op werkplekken spontane vergaderingen plaats. Collega's ontmoeten elkaar op de gang, aan het koffieapparaat of aan elkaars werkplek om iets te vragen en te brainstormen. Deze spontane ontmoetingen zijn niet alleen belangrijk voor de relaties met medewerkers, maar dragen ook bij aan samenwerking en probleemoplossing. Maak het voor werknemers gemakkelijk om even stil te staan en te praten dankzij open, comfortabele en gastvrije zit- of staplaatsen op geselecteerde locaties op kantoor. Denk na over hoe jouw organisatie mensen wil aanmoedigen om elkaar te ontmoeten en zorg ervoor dat dit weerspiegeld wordt in de kantoorindeling.

In een enquête beantwoordden 5.000 kantoormedewerkers vragen over de soort vergaderingen die ze in de toekomst op kantoor zullen houden. Uit de geschatte verdeling blijkt dat spontane vergaderingen maar liefst 18% van alle vergaderingen uitmaken. Het resultaat is een belangrijk aspect om rekening mee te houden bij het ontwerpen van het kantoor van de toekomst.