Doorzoek volledige site
19 augustus 2009

Waarom en hoe uw architectenkantoor automatiseren?

Een architectenbureau runnen is natuurlijk meer dan ontwerpen. Administratie en organisatie zijn ook van primordiaal belang. Stefan Eerlingen van Xatrax stipt de belangrijkste pijnpunten van vele kantoren aan en reikt ook enkele oplossingen aan.

Een architectenbureau runnen is natuurlijk meer dan ontwerpen. Administratie en organisatie zijn ook van primordiaal belang. Stefan Eerlingen van Xatrax stipt de belangrijkste pijnpunten van vele kantoren aan en reikt ook enkele oplossingen aan.

Stefan Eerlingen runt het softwarebedrijf Xatrax, marktleider in de Benelux  voor software en automatisatie van architecten- en studiebureaus en is dus goed geplaatst om de vinger op de wonde te leggen.      



Centraliseren


Het centraliseren van gegevens, het op één plaats opslaan, kan al een positieve wending geven aan de werking van het kantoor.  We zien dat er op veel kantoren nog te veel gefragmenteerd gewerkt wordt. Informatie wordt bewaard op de werkposten en niet op een centrale server. Als men gaat centraliseren, zijn de contacten en de agenda het eerste wat men aanpakt. Daarnaast beschikt men in veel gevallen over een mappenstructuur per project, maar ook niet centraal op één server.  Hierdoor wordt het snel terugvinden van informatie, zeker door andere medewerkers, sterk bemoeilijkt.  Hieronder gaan we na wat de belangrijkste voordelen van centralisatie zijn in functie van de kantoortaken.

Contacten

Alle contactadressen centraal beheren zorgt voor een gigantsiche tijdswinst, met steeds correcte informatie voor iedereen. Ieder contact is maar één keer centraal opgeslagen waardoor bij gegevenswijziging ook meteen iedereen de juiste informatie krijgt.
 
Agenda

Een duidelijk overzicht van alle afspraken in een kantooragenda zorgt voor efficiëntie en voorkomt dubbele boekingen. Het secretariaat heeft steeds een zicht op wie wel of niet beschikbaar. Het boeken van een kantoorvergadering wordt op deze manier kinderspel. De informatie beschikbaar stellen op een PDA maakt het nog flexibeler.

Documenten

Alle briefwisseling, verslagen, formulieren,.. en zeker het e-mailverkeer spelen tegenwoordig een zeer belangrijke rol binnen de communicatie met alle partijen. Het op serverniveau opslaan van alle documenten vraagt zonder automatisering toch wel enige discipline van alle medewerkers, zeker als het gaat om de e-mails en documenten centraal bij het juiste dossier en in de juiste map te bewaren. We zien dat in veel gevallen de e-mails op elke computer apart blijven staan en dat het dan zeer moeilijk is om een overzicht van alle comminicatie binnen een dossier op te lijsten. Ook “heb ik het juiste e-mailadres” wordt makkelijker gerealiseerd bij het gebruik van een centrale contactendatabase.
Werken met sjablonen vanop een server brengt uniformiteit binnen de communicatie van het kantoor en geeft een professionele uitstraling. Dit kan eenvoudig gerealiseerd worden binnen ieder kantoor.

Tijdsregistratie

Als je wil weten of je “goed bezig bent”, is een voor- en nacalculatie van de tijdsbesteding de enige manier om een juist antwoord te krijgen.  Ook hier is er enige discipline nodig van alle medewerkers, om het plaatje te doen kloppen.  Een spreadsheet is de grootste favoriet bij veel kantoren als men tijd wil registreren.
Tijdsregistratie is een continu proces en moet je op ieder moment kunnen meten, om snel en goed te kunnen managen.



Als management vraagt zo een spreadsheet toch wel een inspanning voor je de juiste resulaten op een rijtje hebt. Een databasegerelateerde oplossing daarentegen brengt de de informatie van alle medewerkers bij elkaar en je hebt op elk ogenblik een juist beeld van de financiele situatie van het kantoor.

Automatiseren


Eilandautomatisering

De meeste kantoren beschikken wel over een “eigen systeem” zo als ze het noemen, maar meestal is dit niet meer dan een spreadsheet, een tekstverwerker, een agenda en een mailprogramma, waar  alles los van mekaar staat. Dergelijke “automatisering” noemen we “eilandautomatisering”, diverse taken automatiseren met verschillende applicaties en zonder koppelingen ertussen. Informatie verwerkt in het ene programma is niet beschikbaar in het andere. Je bent genoodzaakt om informatie te copieren en te plakken, met mogelijk fouten als gevolg.  Veel tijdswinst kan je bereiken door gegevens met elkaar te koppelen, dit kan met gespecialiseerde software.

Database-niveau

Op databaseniveau denken we aan koppelingen tussen de projectinformatie en de contacten, agenda en werfverslag, takenlijsten gekoppeld aan project en medewerker, ... . Door deze koppelingen worden de éénmalig ingeputte gegevens overal herbruikt. Dit leidt tot minder fouten bij het hergebruik van gegevens. Dergelijke procedures sparen zeer veel tijd bij de administratie.



Document-niveau


Anderzijds betekent automatiseren ook  de database informatie invullen in de juiste documenten op de juiste plaats en in de gewenste huisstijl.  Zo stuur je een document aan één of meerdere contacten en bepaal je in welke hoedanigheid (brief, mail,...) ieder van hen het moet ontvangen.  Niet alleen de juiste adresgegevens en projectgegevens worden overgenomen, en zelfs de juiste bestandsnaam wordt eraan toegekend. Indien het project opgesplitst is in fases wordt ook de fase gekoppeld aan het document. Makkelijk om achteraf het juiste document terug te vinden. Dergelijke automatisering brengt een duidelijke structuur en overzicht binnen het kantoor.

Officiële bouwdocumenten

Alle officiële documenten kunnen worden ingevuld met de gegevens uit de centrale database. Steeds correct en af van het monnikenwerk.  

E-mailbeheer

E-mailbeheer is één van de grootste pijnpunten op dit moment in de meeste kantoren. De E-mails worden in veel gevallen op elk werkstation apart opgeslagen en er is geen overzicht van alle E-mails van een bepaald project, medewerker, periode,… . Doch zien we dat sommigen zich de moeite troosten om de E-mails ergens centraal in een projectmap te slepen of te bewaren. Maar dit vergt zeer veel discipline van iedereen.
In een geintegreerde kantoorbeheer oplossing worden zowel de uitgaande als inkomende E-mails direct gekoppeld aan het juiste project en bewaard in de juiste map. Een hele verlichting om straks iets terug te vinden.

Rapporten

Door gebruik te maken van een database-systeem kan men als management in geen tijd actuele informatie verkrijgen en zo snel de juiste beslissingen nemen. Maar een lijst van alle contacten die een kerstkaart moeten ontvangen kan ook in geen tijd uit de printer rollen.
 Voor alle bovenstaande automatiseringsactiviteiten kan een geintegreerde databasesoftware een goede en flexibele oplossing bieden.