Doorzoek volledige site
13 november 2013 | KEVIN MOENS

Efficiënt documenten beheren en bestanden delen

Een overzichtelijke en geautomatiseerde documentbeheerstructuur is een pluspunt om zowel intern documenten terug te vinden als efficiënt informatie te delen bij de betrokken partijen van een project. Een zoektocht naar het juiste document mag immers niet resulteren in een frustrerende queeste. Wat volgt is een greep uit het aanbod aan hulpmiddelen om efficiënt documenten te beheren en bestanden te delen.
Hoe efficiënt documenten beheren en automatiseren?

Ieder architectenbureau heeft oorspronkelijk wel een interne beheerstructuur, maar na verloop van tijd gaat die structuur een eigen leven leiden en resulteert iedere zoektocht naar het juiste document op de server in een frustrerende queeste. Om iedereen het leven wat makkelijker te maken, zijn vooropgestelde afspraken en een vastgelegde documentbeheerstructuur dan ook een must.




Oplossingen

Het is van belang dat structuren bewaakt worden. Verdeel je werknemers in verschillende kantoorniveaus en geef bepaalde niveaus toegang tot de submappen. Ook dossiers kan je een vooropstelde structuur aanmeten. Met behulp van beheersoftware krijgen bestanden dan automatisch een benaming tijdens het opslaan of droppen in een bepaalde map. Ook is het aangewezen dat pdf-bestanden automatisch een naam en locatie toegewezen krijgen.

Een mooi voorbeeld daarvan is de ArchX-software van XatraX. ArchX werkt met gestructureerde mappen, met eventueel een beveiliging voor submappen. De ‘direct pdf&mail’-functie bezorgt de juiste personen de juiste documenten. De ‘review-functie’ zorgt ervoor dat bijvoorbeeld de projectleider zijn zegen moet geven en het document moet nakijken alvorens het op de server belandt. De functie versiebeheer schrijft voor hoeveel versies er van een document worden bijgehouden. Met de ArchX-dropfunctie laat je documenten in een map naar keuze belanden waarna ze automatisch de juiste naam en locatie binnen dat project toegewezen krijgen. Met de Arch.CAD-plug-in sla je alle ArchiCAD op bij het juiste project. Alle documenten kan je overigens ook raadplegen op locatie door de ArchX.Mobile-toepassing.


    
Boven: de Arch.CAD-plug-in. Onder links: een mappenstructuur met submappen. Onder rechts: een voorbeeld van automatische naamgeving.



Hoe efficiënt bestanden delen met collega’s en klanten?

Het doorgeven van mappen of classeurs aan collega’s en klanten opzadelen met een uit de kluiten gewassen bundel papieren behoren al eventjes tot het verleden. Bestanden delen gebeurt met een simpele muisklik in de virtuele wereld. Wat niet wil zeggen dat documenten nooit meer verloren geraken. Integendeel: de 2.0-hooiberg is des te groter waardoor de zoektocht naar de speld alleen maar moeilijker wordt. Bestanden overzichtelijk en uniform delen en opslaan is dus de boodschap.


Oplossingen


AproPLAN

Heel wat architectuur- en ingenieursbureaus verliezen nog steeds kostbare tijd door administratieve struikelblokken zoals werf- en opleveringsverslagen. Met de app AproPLAN kan je op een gedetailleerde manier werfverslagen maken op verschillende toestellen. Daarenboven kan je met verscheidene partijen aan de slag met hetzelfde project in AproPLAN.

AproPLAN is een applicatie voor iPad, iPhone (binnenkort ook Android) en computer die architecten en igenieurs moet helpen bij het maken van werf- en opleveringsverslagen. Met behulp van deze app plaats je de plannen per project in de cloud. Met je verschillende toestellen – computer, iPad en iPhone– kan je dan die plannen raadplegen op de server. Zo heb je op de werf altijd de laatste versie van je plannen op zak. Dankzij een krachtig inzoommechanisme kan zelfs op de kleinste details van de plannen geconcentreerd worden. Opmerkingen over een deel van een plan voeg je toe met een simpele tik. Maak een foto, voeg een opmerking toe en sla hem op. Een enkele muisklik in de webapplicatie op je computer achteraf volstaat om een verslag te genereren en te versturen naar de betrokken partijen.

Met AproPLAN kan je met verschillende medewerkers aan de slag binnen eenzelfde project. Zowel collega’s van het eigen bureau als externe partijen zoals aannemers kunnen daardoor opmerkingen posten




SharePoint

Het platform Sharepoint van Microsoft kan ook gebruikt worden als een systeem om intern en extern bestanden te delen. Het dient als een raamwerk waarbij binnen een bedrijf of een bureau informatie uitgewisseld kan worden, of waarbij verschillende werknemers online kunnen samenwerken. Documenten worden opgeslagen in een bibliotheek. Niet alleen Office-documenten kunnen toegevoegd worden aan de bibliotheek, ook andere digitale documenten vinden onderdak bij Sharepoint.




Overige functionaliteiten zijn communicatiefora, agenda’s, de mogelijkheid tot het importeren van RSS-feeds en takenlijsten of favorietenlijsten. Zo kan een leidinggevend persoon een takenlijst opstellen, waarbij hij taken toekent aan werknemers. Herinneringen zorgen ervoor dat niets vergeten wordt, en eens de taak tot een goed einde is gebracht, wordt deze afgevinkt. Alle opdrachten zijn daardoor centraal terug te vinden in een duidelijk overzicht. Favorietenlijsten sommen de links op die belangrijk zijn voor het bureau in kwestie.

Sharepoint is ook uitgerust met versiebeheer. Dat moet ervoor zorgen dat verschillende versies van hetzelfde document beschikbaar blijven. Persoon Y past een document van persoon X aan, maar doet dat op foutieve wijze. Dan blijven zowel de versie van persoon X als de versie van persoon Y voorhanden.

ArchX-drop

Met de ArchX-dropfunctie van XatraX laat je documenten in een map naar keuze belanden waarna ze automatisch de juiste naam en locatie binnen dat project toegewezen krijgen.




Overige vormen Cloud Computing

Via Cloud Computing en online back-ups bewaar je dus belangrijke informatie extern, zodat ze niet verdwenen is wanneer je computer een technisch defect vertoont. Een FTP-server, een eigen server waarop je een online database kan opbouwen, behoort tot de mogelijkheden. Een belangrijke trend is ook SaaS, wat staat voor ‘Software as a Service’. Dit houdt in dat je niet langer software aankoopt, maar dat je software online gaat gebruiken , eventueel via een abonnementsformule. Office 365, Google Docs en de PMO-service ProjectBooks  zijn daar voorbeelden van.