Ziggu: één digitale projectomgeving voor architect, bouwheer en partners

De oprichters van Ziggu willen die versnippering tegengaan. Hun platform brengt interne projectwerking, communicatie met de bouwheer en samenwerking met externe partners samen in één digitale omgeving. Zo wil Ziggu niet alleen het werk achter de schermen efficiënter organiseren, maar ook de bouwheer gedurende het volledige traject beter informeren en betrekken.

De bouwheer als ontbrekende schakel

Het idee voor Ziggu ontstond vanuit de eigen ervaring van medeoprichters Vincent Van Impe en Yannick Bontinckx, beiden architect van opleiding. Vanuit respectievelijk architectuur en projectontwikkeling merkten ze dat bij veel digitale bouwtools niet alle betrokken partijen in beeld komen.

“Alle tools die we bekeken, waren gefocust op de relatie tussen professionals onderling: van architect naar aannemer, van aannemer naar onderaannemer enzovoort. De eindklant zat daar nooit tussen”, vertelt Vincent. “Net daar kan het mislopen. Een bouwproject vraagt van een bouwheer heel wat belangrijke en vaak financiële beslissingen. Wanneer vragen, feedback, documenten en afspraken via verschillende kanalen lopen, ontstaan makkelijker misverstanden en gaat informatie verloren.”

Ziggu werd in 2018 opgericht om die kloof te verkleinen. Het platform combineert projectmanagement met een klanten- en partnerportaal. Medewerkers, bouwheren aannemers en andere betrokkenen kunnen binnen dezelfde projectomgeving werken, terwijl toegangsrechten bepalen wie welke informatie ziet.

Daarbij hanteert Ziggu een dubbele doelstelling. “Enerzijds moet je intern efficiënter kunnen werken en minder tijd steken in repetitieve zaken. Anderzijds moet het platform ook je klanten een betere beleving geven en ervoor zorgen dat ze zich meer betrokken voelen”, legt Vincent uit.

Templates als houvast

Om projecten te structureren, werkt Ziggu met templates. Bureaus kunnen die zelf samenstellen of vertrekken van voorbeelden voor onder andere interieurprojecten, totaalrenovaties en nieuwbouw. Binnen zo'n template wordt een project opgedeeld in mijlpalen, waaraan acties voor zowel medewerkers als bouwheren kunnen worden gekoppeld.

Bij de onboarding kan een bouwheer bijvoorbeeld gevraagd worden om informatie over woonwensen door te geven of documenten te uploaden, terwijl intern automatisch taken worden geactiveerd. “De bedoeling is niet om ieder project in hetzelfde keurslijf te dwingen, maar om terugkerende processen een vaste basis te geven”, zegt Vincent. “Je hoeft niet telkens opnieuw aan alles te denken. En als er bijvoorbeeld nieuwe mensen in het team komen, hebben ook zij meteen een basis die de manier van werken binnen het bureau aangeeft.”

De mijlpalen kwamen er overigens op vraag van gebruikers. Ze maken voor de bouwheer zichtbaar in welke fase het project zich bevindt, terwijl het bureau er intern terugkerende acties aan kan koppelen. Zo vormen ze tegelijk een communicatiemiddel en een basis voor procesautomatisering.

Weg van versnipperde informatie

Voor architectenbureaus zit de uitdaging volgens Vincent bovendien niet alleen in het aantal gebruikte tools. Ook de informatie zelf raakt versnipperd. “Informatie zit in onze e-mailinbox, bouwheren sturen via WhatsApp en ook aannemers gebruiken verschillende kanalen. Maar informatie zit soms ook gewoon in het hoofd van een projectarchitect. Als iemand wegvalt of een project moet overnemen, is die kennis niet zomaar beschikbaar”, merkt Vincent op.

Een centrale projectomgeving kan ook de interne kennisoverdracht ondersteunen. Vincent haalt Notion aan als een sterke tool voor interne documentatie, maar ziet een beperking in de koppeling met bouwheren en partners. Ziggu probeert net die interne en externe projectwerking bij elkaar te brengen.

Een klantenportaal in de huisstijl van het bureau

Die centrale omgeving moet voor de bouwheer tegelijkertijd herkenbaar en toegankelijk zijn. Ziggu is dan ook rechtstreeks via de browser te gebruiken en vereist geen installatie. Daarnaast kan een architectenbureau een eigen app aanbieden in zijn naam en huisstijl.

De bouwheer krijgt daardoor niet het gevoel dat hij naar een losstaande softwareomgeving van een externe leverancier wordt gestuurd. Het klantenportaal presenteert zich als een verlengstuk van het architectenbureau zelf. “Dat vonden we belangrijk als deel van die beleving”, vertelt Vincent. “Je communiceert niet vanuit software. Je communiceert nog altijd vanuit je bureau naar je klant.”

Hoe ver een bureau die centrale werking doortrekt, hangt af van het gekozen abonnement. Ziggu werkt met drie niveaus; van een klantenportaal voor onder andere documenten en gesprekken tot uitgebreider projectmanagement waarbij ook aannemers en leveranciers betrokken kunnen worden.

Structuur vraagt discipline

Een nieuwe projectomgeving invoeren betekent onvermijdelijk dat medewerkers hun dagelijkse gewoontes moeten aanpassen. Teams moeten afspraken maken over waar ze communiceren en informatie opslaan. “Je krijgt meer structuur, maar dat vraagt ook wat discipline”, erkent Vincent. Ziggu begeleidt bureaus daarom bij de opstart met training en opvolging tijdens de eerste maanden.

Ook na de oplevering blijft de projectomgeving bruikbaar. Afgeronde projecten kunnen worden gedeactiveerd, maar de informatie blijft beschikbaar. Zo kan een bouwheer jaren later bijvoorbeeld nog zijn postinterventiedossier raadplegen.

Van projectontwikkelaars naar architecten

Ziggu richtte zich aanvankelijk vooral op projectontwikkelaars. De specifieke versie voor architecten is sinds twee jaar beschikbaar, maar de achterliggende ambitie blijft dezelfde: projectinformatie niet verspreiden over steeds meer losse kanalen, maar interne werking en externe communicatie dichter bij elkaar brengen.

Want hoe digitaal een architectenbureau ook werkt, uiteindelijk draait een goede projectwerking niet om het aantal gebruikte tools, maar om de vraag of medewerkers, bouwheer en partners op het juiste moment over de juiste informatie beschikken.