COLUMN. Bewijs handtekenings bevoegdheid: wat je moet aantonen (en waar het soms misloopt) (Karen Houben)
-
© Pixabay
-
© Djuli Bravenboer
Karen Houben heeft een zwak voor overheidsopdrachten. Na jaren praktijkervaring bij architecten en aannemers richtte ze in 2025 'the tender lab' op.
Van alle documenten die deel uitmaken van een indiening voor een overheidsopdracht, roept het bewijs van handtekeningsbevoegdheid waarschijnlijk de minste vragen op. Al blijkt dat niet altijd terecht. Veel bureaus hebben doorheen de tijd namelijk hun eigen invulling gegeven aan wat men net verwacht als “bewijsmateriaal”.
Soms wordt een samenraapsel van Staatsbladpublicaties toegevoegd. Soms enkel een volmacht. Nog andere keren wordt de indiening ondertekend door iemand van wie intern wordt aangenomen dat hij of zij mag tekenen, terwijl daar eigenlijk geen rechtsgeldig bewijs voor bestaat (met uitsluiting tot gevolg).
Wanneer een aanbestedende overheid daarnaast ook nog eens vraagt om "de relevante passages" te markeren, dan loopt het vaak helemaal mis. Van wie de vennootschap heeft opgericht, over wie vandaag bestuurder is tot de aandeelhoudersstructuur. Meestal wordt het allemaal gemarkeerd, terwijl deze info zelden het (volledige) antwoord biedt op de vraag die echt beantwoord dient te worden: wie mag deze onderneming vandaag juridisch rechtsgeldig vertegenwoordigen tegenover externen?
In essentie volstaat één Staatsbladpublicatie om deze vraag te beantwoorden, al kan het soms nodig zijn om meerdere staatsbladpublicaties samen te bekijken. Het vertrekpunt ligt echter altijd bij de oprichtingsakte. Als daarin duidelijk is vastgelegd wie de onderneming extern mag vertegenwoordigen, en latere publicaties wijzigen niets aan die vertegenwoordigingsbevoegdheid of aan wie ze wordt toegekend, dan volstaat de oprichtingsakte als bewijs. Pas wanneer latere statutenwijzigingen wél ingrijpen op de vertegenwoordigingsbevoegdheid en/of de relevante benoemingen, moeten ook die latere publicaties worden toegevoegd en van de nodige markeringen worden voorzien.
Wie twijfelt over wat er precies gemarkeerd moet worden, kan alvast deze eenvoudige leidraad volgen:
- Vertrek altijd vanuit de oprichtingsakte;
- Markeer alle passages die handelen over "wie de vennootschap mag vertegenwoordigen jegens derden". Vaak staat deze formulering letterlijk in de statuten. Kom je ze tegen, dan weet je dat je bij de juiste passages zit. Let wel op, in deze passage worden doorgaans geen namen vermeld, enkel principes. Het zijn die principes waar je naar op zoek bent;
- Wordt er in deze principes verwezen naar de gedelegeerd bestuurder, niet-statutair bestuurder, zaakvoerder of…, markeer dan ook alle passages waarin er één of meerdere namen worden gekoppeld aan deze functie;
- Ga na of er beperkingen gelden: mogen personen alleen of samen optreden, gelden er drempelbedragen, of beperkingen in de tijd? Markeer ook deze beperkingen;
- Verifieer tot slot of latere statutenwijzigingen de principes en benoemingen hebben aangepast. Zo ja, markeer dan ook alle passages in verband met deze wijzigingen.
Wordt er gewerkt met een volmacht, dan geldt hetzelfde principe: verifieer steeds in de statuten wie bevoegd is om een volmacht te verlenen. Dit kan namelijk afwijken de handtekeningsbevoegdheid van een onderneming. In sommige gevallen vereist dit een eenparige beslissing van het volledige bestuursorgaan, in andere volstaat een handeling van de gedelegeerd bestuurder. Dit is voor elk bureau anders vastgelegd. Neem dus nooit zomaar de volmacht van een ander bureau over, maar zorg er steeds dat jouw volmacht wordt opgemaakt in lijn met wat er in de statuten wordt vermeld.
Hoewel het ‘bewijs handtekeningsbevoegdheden’ een formaliteit lijkt, gebeuren hier spijtig genoeg vaker fouten mee dan verwacht. Want toegegeven: Staatsbladpublicaties zijn niet meteen het soort literatuur die vlot en aangenaam leest. Maar wie hier één keer de tijd voor neemt, vermijdt dat dit document bij elke kandidatuur opnieuw een risico vormt.
Karen Houben heeft een zwak voor overheidsopdrachten. Na jaren praktijkervaring bij architecten en aannemers richtte ze in 2025 the tender lab op, waarmee ze architecten en andere bouwprofessionals helpt om slimmer en efficiënter aan overheidsopdrachten deel te nemen.
Vanuit haar ervaring deelt ze in deze column wat haar opvalt in het landschap van overheidsopdrachten en waar in de praktijk vaak onnodige fouten worden gemaakt. Ze vertrekt daarbij vanuit de overtuiging dat sterke teams vandaag soms kansen mislopen, niet door een gebrek aan kwaliteit, maar door de complexiteit van gunningsprocedures. Door die complexiteit helder te benoemen, wil ze bijdragen aan minder fouten, zodat kwaliteit en inhoud opnieuw doorslaggevend worden bij selectie- en gunningsbeslissingen.
