GUNFACTOREN. Waarom ontvangen we geen selectieverslag van de Vlaams Bouwmeester? (Karen Houben, the tender lab)
In mijn vorige artikel in de reeks GUNFACTOREN sprak ik over het recht op een selectie- of gunningsverslag. Sindsdien ontving ik verschillende keren volgende vraag: "We hebben aan een Oproep aan geïnteresseerden deelgenomen via de Vlaams Bouwmeester, maar nooit een verslag ontvangen. En ook als we ernaar vragen, ontvangen we niks. Dat kan toch niet volgens jou, Karen?"
Ook in de war? Dat is begrijpelijk. En toch vertellen zowel ik als Team Vlaams Bouwmeester je geen leugens. Het antwoord op deze schijnbare tegenstrijdigheid zit in een onderscheid dat op het eerste gezicht subtiel lijkt, maar juridisch en procedureel alles uitmaakt: een Oproep aan geïnteresseerden (OAG) is geen overheidsopdracht. Het is enkel de toegangspoort er naartoe.
Wat is een OAG dan wel?
Om alles helder uit te leggen surfte ik naar de website van de Vlaams Bouwmester. Daar wordt de OAG omschreven als een snelle procedure voor het aanstellen van ontwerpers en ruimtelijke planners, toepasbaar voor opdrachten met een ereloon onder de drempel van 140.000 euro excl. btw (drempelbedrag 2026-2027). Bovendien vermeldt men er zeer correct dat de procedure bestaat uit twee opeenvolgende fases: een marktbevraging en een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
En het is dat onderscheid dat cruciaal is. Alleen de tweede fase, die onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, is namelijk een overheidsopdracht. De eerste fase is een marktbevraging, en hoeft dus niet te voldoen aan de regels van overheidsopdrachten. En dus is een verslag niet verplicht.
Hoe verloopt dit in de praktijk?
In de eerste fase organiseert de Vlaams Bouwmeester, samen met de opdrachtgever, dus een marktbevraging. Geïnteresseerde bureaus kunnen een motivatienota van één A4 indienen, waarin ze aangeven waarom ze de geschikte partij denken te zijn en interesse hebben voor de opgave. Op basis van die nota's selecteren de opdrachtgever en de Vlaams Bouwmeester vervolgens samen drie tot vijf kandidaten.
Pas daarna start dus de eigenlijke overheidsopdracht. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen, stellen deze samen en presenteren ze aan de opdrachtgever en Vlaams Bouwmeester. Vervolgens wordt één kandidaat aangeduid als winnaar. Net zoals men gewoon is bij elke overheidsopdracht die in één fase gegund wordt. Na afloop van deze procedure volgt er dan ook gewoon een verslag, zoals verplicht.
Waarom bestaat de marktbevraging dan überhaupt?
Voor opdrachten onder de drempel van 140.000 euro mogen opdrachtgevers zoals gemeentebesturen of vzw's rechtstreeks een selectie van bureaus uitnodigen om een offerte in te dienen, zonder formele bekendmaking. Administratief efficiënt, maar met één praktisch probleem: deze opdrachtgevers hebben doorgaans geen goed zicht op welke bureaus de juiste expertise hebben voor hun specifieke opgave.
En dus is dát precies de rol die de Vlaams Bouwmeester hier (onder andere) opneemt. Via hun uitgebreid netwerk spreken ze de volledige markt aan en peilen ze naar wie geïnteresseerd is en waarom. De motivatienota is het instrument daarvoor: compact, laagdrempelig, en gericht op interesse en relevantie. De Vlaams Bouwmeester en de opdrachtgever beslissen vervolgens samen wie ze uitnodigen, en bewaken zo zowel de kwaliteit als de onpartijdigheid van de selectie.
Geen verslag na de marktbevraging, en dat is correct
De motivatienota die bureaus indienen in het kader van een OAG, krijgt dan ook geen formele inhoudelijke terugkoppeling. Dat voelt onbevredigend, maar is procedureel correct: de marktbevraging is geen overheidsopdracht, en de wetgeving die het recht op een verslag regelt, is hier dus niet van toepassing.
Wie vervolgens wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen, treedt op dat moment wél een overheidsopdracht binnen. Vanaf dat punt gelden alle rechten die daarbij horen, inclusief het recht op een gunningsverslag. Wie dat verslag na afloop niet automatisch ontvangt, mag het uiteraard zonder aarzelen opvragen.
Karen Houben heeft een zwak voor overheidsopdrachten. Na jaren praktijkervaring bij architecten en aannemers richtte ze in 2025 the tender lab op, waarmee ze architecten en andere bouwprofessionals helpt om slimmer en efficiënter aan overheidsopdrachten deel te nemen.
Vanuit haar ervaring deelt ze in de columnreeks Gunfactoren wat haar opvalt in het landschap van overheidsopdrachten en waar in de praktijk vaak onnodige fouten worden gemaakt. Ze vertrekt daarbij vanuit de overtuiging dat sterke teams vandaag soms kansen mislopen, niet door een gebrek aan kwaliteit, maar door de complexiteit van gunningsprocedures. Door die complexiteit helder te benoemen, wil ze bijdragen aan minder fouten, zodat kwaliteit en inhoud opnieuw doorslaggevend worden bij selectie- en gunningsbeslissingen.
