GUNFACTOREN. Wat je kan doen wanneer je geen selectie- of gunningsverslag ontvangt (Karen Houben, the tender lab)

Het frustrerende is in zulke situaties niet alleen de afwijzing zelf, maar vooral de onduidelijkheid. Het gevoel dat je al je tijd en energie in een zwart gat heb gegooid, en niet weet wat ermee gebeurd is. Wat ging er mis? Was het de samenstelling van het team? De referenties? Werd er een document vergeten bij de indiening? Zonder antwoord op al die vragen begin je bij de volgende kandidatuur opnieuw vanuit hetzelfde vacuüm.

Maar dat hoeft niet zo te zijn. Als deelnemer aan een overheidsopdracht heb je namelijk steeds recht op een kennisgevingsbericht.

Wat moet een opdrachtgever verplicht meedelen?

Meer dan die drie zinnen, in elk geval. De wetgeving overheidsopdrachten verplicht aanbestedende overheden om op twee momenten een kennisgevingsbericht te versturen: na de selectiebeslissing en na de gunningsbeslissing. En ook wat er in dit bericht dient opgenomen te zijn, ligt vast.

Na de selectiefase hebben niet-geselecteerde kandidaten recht op de motieven voor hun niet-selectie. Ga je in de fout bij de uitsluitingsgronden of selectiecriteria (en kom je dus niet in aanmerking voor doorselectie), dan mag de opdrachtgever zich beperken tot het delen van enkel maar jullie eigen motivatie voor niet-selectie. Op de andere kandidaten hun indiening hoeft men in dat geval geen zicht te geven.

Wordt jullie kandidatuur wel inhoudelijk beoordeeld in het kader van de doorselectie, dan moet de gemotiveerde selectiebeslissing integraal gedeeld worden. Op dat moment krijg je dus ook zicht op de beoordeling van de concurrenten die eveneens een volledige en conforme kandidatuur indienden.

En ook na de gunningsfase horen alle inschrijvers de integrale gemotiveerde gunningsbeslissing te ontvangen. 

Niets ontvangen?

Zit er geen verslag of motivatie bij de e-mail van de aanbestedende overheid ? Vraag dit dan op. Als deelnemer aan een overheidsopdracht heb je recht op deze informatie, en de meeste aanbesteders zullen deze dan ook zonder discussie aanleveren.

En daarna?

Zelfs al wordt er meteen een verslag gedeeld, veel bureaus nemen niet automatisch de tijd om hier ook lessen uit te trekken. De volgende deadline komt alweer dichterbij, of dat dispuut met die klant moet dringend opgelost worden. En dus belandt het verslag, zonder grondige analyse, gewoon in een mapje op de server. En dat is zonde. 

Een selectie- of gunningsverslag kan je namelijk heel veel bijleren. Niet alleen over die ene opdracht, maar ook over verschillende opdrachten heen. Probeer dus zoveel als mogelijk patronen te herkennen. Waar scoren julie structureel lager? Welke referenties doen het steeds weer goed? Welke samenwerkingen worden positief beoordeeld? Die patronen vertellen meer dan welke individuele feedback ook.

Een afwijzing zonder verslag hoeft geen zwart gat te blijven. Vraag op waar je recht op hebt, analyseer wat erin staat, en gebruik het. Zo wordt elke afwijzing een stapje in de goede richting. 

Karen Houben heeft een zwak voor overheidsopdrachten. Na jaren praktijkervaring bij architecten en aannemers richtte ze in 2025 the tender lab op, waarmee ze architecten en andere bouwprofessionals helpt om slimmer en efficiënter aan overheidsopdrachten deel te nemen.

Vanuit haar ervaring deelt ze in de columnreeks Gunfactoren wat haar opvalt in het landschap van overheidsopdrachten en waar in de praktijk vaak onnodige fouten worden gemaakt. Ze vertrekt daarbij vanuit de overtuiging dat sterke teams vandaag soms kansen mislopen, niet door een gebrek aan kwaliteit, maar door de complexiteit van gunningsprocedures. Door die complexiteit helder te benoemen, wil ze bijdragen aan minder fouten, zodat kwaliteit en inhoud opnieuw doorslaggevend worden bij selectie- en gunningsbeslissingen.